Cómo Dropbox Sign transformó la colaboración interna con Webflow
Como parte integral de la suite de Dropbox, Dropbox Sign utilizó Webflow para optimizar sus procesos de desarrollo, permitiendo que sus equipos de diseño y marketing ofrecieran servicios de mayor impacto y con mayor rapidez.
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«En los últimos cuatro años, Dropbox Sign ha pasado de ser una startup a convertirse en una palanca de crecimiento y una pieza clave de la visión global de Dropbox. Webflow nos ha permitido avanzar rápido, iterar y escalar para cumplir nuestros ambiciosos objetivos de negocio y mantener la agilidad a medida que nuestras necesidades evolucionan».

Lo que antes era un proceso bastante arduo que requería que todos estuvieran físicamente en la misma habitación con un bolígrafo en la mano, firmar un documento ahora es tan sencillo como iniciar sesión en tu computadora. Esto es, en gran medida, gracias a empresas como HelloSign. Líder global en el campo de la firma electrónica desde su aparición en 2011, HelloSign ofrece a millones de clientes las herramientas para automatizar y gestionar de forma segura sus transacciones comerciales más importantes.
Adquirida por el gigante de la computación en la nube Dropbox en 2019, HelloSign fue relanzada en 2022 como Dropbox Sign. Al permitir que las pequeñas empresas escalen de manera efectiva mediante un proceso de firma electrónica fluido, Dropbox Sign libera a los empleados de tareas manuales para que puedan concentrarse en trabajos más importantes, como vender, gestionar relaciones y contratar personal.
Entre bastidores, la eficiencia interna de Dropbox Sign se veía obstaculizada por los procesos tradicionales de desarrollo web, lo que causaba una falta de alineación entre los equipos de diseño, marketing e ingeniería. Actualizar el contenido del sitio se convirtió en un gran cuello de botella, ya que cada pequeño ajuste debía pasar por los ingenieros de producto, lo que a menudo significaba que los cambios tardaban al menos tres semanas. Los especialistas en marketing estaban frustrados, los diseñadores no tenían control sobre la marca y los desarrolladores debían dedicar un tiempo valioso a actualizaciones triviales.
Fomentar la innovación a escala, liberando recursos de desarrollo
Con Webflow, la innovación a gran velocidad es una ventaja enorme. Ahora podemos implementar cambios o lanzar una nueva función en una semana en lugar de un mes.
Justin Johnson, desarrollador web, Dropbox Sign
Históricamente, los sprints de ingeniería impulsaban el sitio de marketing principal de HelloSign (ahora Dropbox Sign). Los desarrolladores trabajaban arduamente para finalizar funciones antes del lanzamiento, pero al mismo tiempo, el equipo de marketing necesitaba crear recursos para promocionar ese mismo lanzamiento. Los proyectos de crecimiento vinculados a los ingresos tenían prioridad sobre las iniciativas de contenido, pero como el equipo carecía de herramientas que les permitieran ser más autónomos, todos se sentían frustrados por la lentitud de los procesos. Era difícil cumplir con los plazos o incluso realizar pequeños cambios porque todo dependía de la experiencia de los desarrolladores.
Para poner el sitio web bajo el control total del equipo de marketing y liberar a los desarrolladores para que se concentraran en el producto principal, Dropbox Sign pasó de una estructura de código personalizado gestionada por ingeniería a Webflow Enterprise en 2020. Con procesos más eficientes y el equipo de contenido a cargo de su propio CMS, el equipo de Dropbox Sign ha reducido en un 67% la cantidad de tickets asignados a los desarrolladores. Con los recursos de desarrollo liberados, el equipo ahora puede concentrar sus esfuerzos en mejoras de procesos y desarrollos técnicos, como el rediseño de su página de precios y el lanzamiento más rápido de funciones.
Durante la orquestación del cambio de marca oficial de HelloSign a Dropbox Sign en octubre de 2022, el equipo confió en Webflow para simplificar las tareas más engorrosas. Por ejemplo, actualizar todas las referencias de la palabra “HelloSign” a “Dropbox Sign” en 1,000 páginas y 21 idiomas diferentes, utilizando las etiquetas de código global de Webflow para crear un script editable en cada página, lo que simplificó significativamente los aspectos técnicos del cambio de marca a solo dos meses.
El equipo de Dropbox Sign también cuenta con su equipo de cuentas dedicado para obtener experiencia estratégica y orientación. “Ya sea que estemos trabajando en proyectos más grandes, como el cambio de marca de todo el sitio, o en otros menos convencionales, nuestro equipo de cuentas de Webflow ha sido una parte integral para prepararnos para el éxito”, comenta Justin.
Trabajar mejor en equipo para crear experiencias web 4 veces más rápido
Antes de Webflow, la colaboración existía únicamente en reuniones interdepartamentales. Ahora, la colaboración es fundamental para nuestra estructura de equipo, nuestros flujos de trabajo y nuestros objetivos compartidos.
Justin Johnson, desarrollador web, Dropbox Sign
Hoy, el desarrollador web Justin Johnson es el responsable de la funcionalidad y el rendimiento del sitio web. «Fue revelador descubrir todas las capacidades que ofrece Webflow Enterprise», comenta. Justin y su colega, la desarrolladora web Briahna Santillana, están integrados en el departamento de marketing de Dropbox Sign, compuesto por 40 personas, y trabajan en estrecha colaboración con el equipo de contenido de tres personas. Formar parte del equipo de marketing aporta un contexto valioso a los desarrolladores, otorgándoles autonomía y responsabilidad sobre sus tareas.
El mundo de la ingeniería a menudo parece una lista interminable de tareas pendientes, pero Webflow incorpora un ciclo de retroalimentación natural que permite asociaciones más simbióticas. «Podemos controlar nuestros canales y trabajar con equipos interdisciplinarios para alcanzar nuestras metas juntos en Webflow», afirma Briahna.
Para aumentar aún más la eficiencia, el equipo de Dropbox Sign también aprovecha la función de ramificación de páginas (page branching) de Webflow Enterprise, que permite a los equipos trabajar en diferentes páginas de su sitio simultáneamente. «La ramificación de páginas ha tenido un impacto sumamente positivo en la productividad y ha permitido un esfuerzo de equipo más colaborativo para publicar actualizaciones del sitio rápidamente», dice Briahna. El equipo de Dropbox Sign ahora puede crear páginas web en una semana o menos, en lugar de un mes.

Construir un Centro de Recursos intuitivo para respaldar objetivos de crecimiento ambiciosos
Con Webflow, puedo avanzar rápido sin tener que recurrir a un desarrollador cada vez que necesito algo. Una vez que los profesionales del marketing se dan cuenta de que este es el mundo en el que podríamos vivir, se sienten increíblemente empoderados.
Cory Shrecengost, Gerente de Marketing de Contenidos, Dropbox Sign
A medida que los equipos trabajaban para integrar el sitio de HelloSign en la familia Dropbox, se dieron cuenta de que tenían una gran variedad de recursos de marketing (libros electrónicos, seminarios web, infografías) dispersos en diferentes ubicaciones digitales. Divididos en múltiples colecciones de CMS sin una estructura o lenguaje visual unificado, estos recursos solían ser inaccesibles fuera de campañas de marketing específicas. Para acelerar la producción de contenido y fomentar más descargas, el equipo necesitaba reunir rápidamente todos los activos en un Centro de Recursos intuitivo, fácil de navegar para los lectores y sencillo de gestionar.
El equipo de diseño de Dropbox Sign comenzó creando plantillas tanto para la «página principal» del Centro de Recursos como para las páginas individuales. Dado que estas utilizarían las plantillas de CMS de Webflow, los diseños incluían una variedad de opciones de estilo y contenido que el equipo podía intercambiar según el tipo de recurso.
«Aprovechamos el CMS de Webflow para asegurar que la nueva colección fuera lo más flexible posible para el equipo de contenido, integrando al mismo tiempo las opciones de estilo proporcionadas por nuestros diseñadores», explica Justin. Trabajar en una herramienta visual como Webflow ayudó a los desarrolladores a comunicarse mejor con los diseñadores. «Podíamos hacer ajustes con mucha fluidez en Webflow», dice Justin. «Sentíamos que los desarrolladores y los diseñadores hablábamos el mismo idioma».
El Centro de Recursos se completó antes de lo previsto en seis semanas y, gracias a la simplicidad del nuevo sistema, tanto la publicación de contenido como las descargas de contenido generado por la demanda se han más que duplicado año tras año.

Trabajar de forma más inteligente para empoderar a millones de clientes
Webflow nos permite, en última instancia, centrarnos en crear productos que hagan que el trabajo de nuestros clientes sea más sencillo y ágil, al tiempo que hace que nuestros procesos internos sean más eficientes y colaborativos.
Justin Johnson, desarrollador web, Dropbox Sign
Hoy en día, los equipos de marketing, desarrollo y diseño de Dropbox Sign pueden trabajar de forma rápida y coordinada para optimizar el contenido cada semana, probar nuevos recorridos y llamadas a la acción (CTA), y actualizar contenido antiguo para alinearlo con la intención de búsqueda. Todos están naturalmente más comprometidos con la calidad y profundidad del trabajo. «Con Webflow, se trata menos de resolver problemas y más de implementar. Tener más tiempo para desafíos nuevos y divertidos es estimulante», dice Justin.
A largo plazo, a medida que la empresa amplía sus ofertas de soluciones múltiples y comienza a trabajar y desarrollar más herramientas impulsadas por IA, el equipo de Dropbox Sign espera hacer que el trabajo sea aún más fluido para los usuarios. «Webflow nos permite, en última instancia, centrarnos en crear productos que hagan que el trabajo de nuestros clientes sea más sencillo y ágil, al tiempo que hace que nuestros procesos internos sean más eficientes y colaborativos», afirma.
A medida que Dropbox Sign ha evolucionado sus flujos de trabajo para ofrecer un producto de vanguardia, han confiado en Webflow para hacer realidad la visión de Dropbox de diseñar una forma de trabajar más inteligente.
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