Comment Dropbox Sign a transformé la collaboration interne avec Webflow

Autrefois un processus plutôt ardu qui nécessitait que tout le monde soit physiquement dans la même pièce avec un stylo fonctionnel, signer un document est désormais aussi simple que de se connecter à son ordinateur. Cela est en grande partie grâce à des entreprises comme HelloSign. Leader mondial dans le domaine de la signature électronique depuis son apparition en 2011, HelloSign offre à des millions de clients les outils pour automatiser et gérer en toute sécurité leurs transactions commerciales les plus importantes.

Acquis par un géant de l'informatique en nuage Dropbox en 2019, HelloSign a été réintroduit en 2022 comme Dropbox Sign. Permettre aux petites entreprises de se développer efficacement en rendant le processus de signature électronique fluide, Dropbox Sign libère les employés des tâches manuelles afin qu'ils puissent se concentrer sur des travaux plus importants comme la vente, la gestion des relations et le recrutement. 

Dans les coulisses, l'efficacité interne de Dropbox Sign était entravée par des processus de développement web traditionnels qui causaient un désalignement entre le design, le marketing et l'ingénierie. La mise à jour du contenu du site est devenue un gros goulot d'étranglement car chaque petit ajustement devait passer par les ingénieurs produits, ce qui signifiait qu'il fallait souvent au moins trois semaines pour apporter des modifications. Les marketeurs étaient frustrés ; les designers n'avaient aucune propriété sur la marque ; et les développeurs devaient passer un temps précieux à travailler sur des mises à jour triviales.
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Activer l'innovation à grande échelle, tout en libérant des ressources pour les développeurs

Avec Webflow, l'innovation rapide est un énorme avantage. Nous pouvons désormais apporter des modifications ou lancer une nouvelle fonctionnalité en une semaine au lieu d'un mois.

Justin Johnson, Développeur Web, Dropbox Sign

Historiquement, les sprints d'ingénierie ont alimenté le site marketing principal de HelloSign (maintenant Dropbox Sign). Les développeurs travaillaient dur pour finaliser les fonctionnalités avant le lancement ; mais en même temps, les marketeurs devaient créer des ressources pour promouvoir ce même lancement. Les projets de croissance liés aux revenus prenaient le pas sur les initiatives de contenu, mais comme l'équipe manquait d'outils qui leur permettraient d'être plus autonomes, tout le monde était frustré par des processus lents. Il était difficile de respecter les délais ou même d'apporter de petits changements car tout le monde dépendait de l'expertise des développeurs.

Pour placer le site web sous le contrôle total de l'équipe marketing et libérer les développeurs pour qu'ils se concentrent sur le produit principal, Dropbox Sign a fait le passage d'une construction personnalisée gérée par l'ingénierie à Webflow Entreprise en 2020. Avec des processus plus efficaces et l'équipe de contenu maintenant propriétaire de son CMS, le L'équipe Dropbox Sign a réduit le nombre de tickets qu'elle attribue aux développeurs de 67 %.. Avec des ressources de développeurs libérées, l'équipe peut désormais concentrer ses efforts sur l'amélioration des processus et les constructions techniques, comme la refonte de leur page de tarification et l'expédition de fonctionnalités plus rapidement. 

Lors de l'orchestration du rebranding officiel de HelloSign à Dropbox Sign en octobre 2022, l'équipe s'est appuyée sur Webflow pour simplifier les tâches laborieuses. Par exemple, mettre à jour toutes les références du mot « HelloSign » en « Dropbox Sign » pour 1 000 pages dans 21 langues différentes, en utilisant les balises de code global de Webflow pour créer un script modifiable sur chaque page, simplifiant ainsi considérablement les aspects techniques du rebranding à deux mois. 

L'équipe Dropbox Sign s'appuie également sur son équipe de compte dédiée pour son expertise stratégique et ses conseils. “Que nous travaillions sur des projets plus importants comme le rebranding complet du site, ou sur des projets moins conventionnels, notre équipe de compte Webflow a été une partie intégrante de notre succès,” déclare Justin. 
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Travaillons mieux ensemble pour créer des expériences web 4 fois plus rapidement

Avant Webflow, la collaboration n'existait que lors de réunions interfonctionnelles. Maintenant, la collaboration est au cœur de notre structure d'équipe, de nos flux de travail et de nos objectifs communs.

Justin Johnson, Développeur Web, Dropbox Sign

Aujourd'hui, Développeur Web Justin Johnson est responsable de la fonctionnalité et de la performance du site web. “C'était révélateur de voir toutes les capacités dans le cadre de Webflow Enterprise,” dit-il. Justin et son collègue Développeur Web Briahna Santillana sont intégrés dans le département marketing de Dropbox Sign composé de 40 personnes et travaillent en étroite collaboration avec l'équipe de contenu de trois personnes. Faire partie de l'organisation marketing fournit un contexte important pour les développeurs, leur donnant de l'autonomie et un sentiment de responsabilité sur les demandes. 

Le monde de l'ingénierie peut souvent ressembler à une longue liste de tâches à accomplir, mais Webflow intègre une boucle de rétroaction naturelle qui permet des partenariats plus symbiotiques. “Nous sommes capables de contrôler nos canaux et de travailler avec des équipes interfonctionnelles pour atteindre nos objectifs ensemble dans Webflow,” dit Briahna. 

Pour accroître encore l'efficacité, l'équipe de Dropbox Sign utilise également la fonctionnalité Webflow Enterprise, le branchement de pages, qui permet aux équipes de travailler simultanément sur différentes pages de leur site. “Le branchement de pages a eu un impact extrêmement positif sur la productivité et a permis un effort d'équipe plus collaboratif pour expédier rapidement les mises à jour du site,” déclare Briahna. L'équipe de Dropbox Sign peut désormais créer des pages web en une semaine ou moins au lieu d'un mois. 

Construire un Centre de Ressources intuitif pour soutenir des objectifs de croissance ambitieux

Avec Webflow, je peux avancer rapidement sans avoir à contacter un développeur chaque fois que j'ai besoin de quelque chose. Une fois que les marketeurs réaliseront que c'est le monde dans lequel nous pourrions vivre, ils se sentiront tellement habilités.

Cory Shrecengost, Responsable Marketing de Contenu, Dropbox Sign

Alors que les équipes travaillaient à intégrer le site HelloSign dans la famille Dropbox, elles se sont rendu compte qu'elles disposaient d'une variété de ressources marketing—ebooks, webinaires, infographies—dans des emplacements numériques disparates. Réparties sur plusieurs collections CMS sans structure unifiée ni langage visuel, ces ressources étaient souvent inaccessibles en dehors de campagnes marketing spécifiques. Afin d'accélérer la production de contenu et d'augmenter le nombre de téléchargements, l'équipe devait rapidement rassembler tous les actifs dans un environnement intuitif. Centre de ressources c'était simple pour les lecteurs à parcourir et facile à gérer.

L'équipe de design de Dropbox Sign a commencé par créer des modèles pour la « page centrale » du Centre de ressources ainsi que pour les pages individuelles. Comme celles-ci utiliseraient le système de modèles CMS de Webflow, les designs comprenaient une variété d'options de style et de contenu que l'équipe pouvait échanger en fonction du type de ressource. 

« Nous avons tiré parti du CMS de Webflow pour garantir que la nouvelle collection soit aussi flexible que possible pour l'équipe de contenu, tout en intégrant les options de style fournies par nos designers », déclare Justin. Travailler dans un outil axé sur le visuel comme Webflow a aidé les développeurs à mieux communiquer avec les designers. « Nous pouvions apporter des ajustements si facilement dans Webflow », dit Justin. « On avait l'impression que les développeurs et les designers parlaient le même langage. »

Le Centre de Ressources a été achevé en six semaines, en avance sur le calendrier, et grâce à la simplicité du nouveau système, les deux publication de contenu et les téléchargements de contenu généré par la demande ont plus que doublé d'une année sur l'autre.

Travailler plus intelligemment pour autonomiser des millions de clients

Webflow nous permet finalement de nous concentrer sur la création de produits qui facilitent et rationalisent le travail de nos clients, tout en rendant nos processus internes plus efficaces et collaboratifs.

Justin Johnson, Développeur Web, Dropbox Sign

Aujourd'hui, les équipes de marketing, de développement et de design de Dropbox Sign peuvent travailler rapidement et en tandem pour optimiser le contenu chaque semaine, tester de nouveaux parcours et appels à l'action, et mettre à jour le contenu ancien pour l'aligner sur l'intention de recherche. Tout le monde est naturellement plus engagé dans la qualité et la profondeur du travail. “Avec Webflow, il s'agit moins de résoudre des problèmes et plus de mise en œuvre. Avoir plus de temps pour de nouveaux défis amusants est énergisant,” dit Justin.

À long terme, alors que l'entreprise développe ses offres multi-solutions et commence à travailler avec et à développer davantage d'outils alimentés par l'IA, l'équipe de Dropbox Sign se réjouit de rendre le travail encore plus fluide pour les utilisateurs. “Webflow nous permet finalement de nous concentrer sur la création de produits qui facilitent et rationalisent le travail de nos clients, tout en rendant nos processus internes plus efficaces et collaboratifs,” dit-il. 

Alors que Dropbox Sign a fait évoluer ses flux de travail pour offrir un produit à la pointe de la technologie, ils se sont appuyés sur Webflow pour concrétiser la vision de Dropbox. concevoir une manière de travailler plus éclairée à la vie.