La vida del freelance tiene más altibajos que una montaña rusa. Estas herramientas te ayudarán a gestionarlo todo, y con un mínimo de gritos.
Las mejores herramientas de gestión del tiempo
Como freelance, el tiempo es tu activo más valioso. Por eso, contar con un conjunto de herramientas que facilite la gestión y el seguimiento de tu tiempo es fundamental.
En “4 herramientas de gestión del tiempo para equipos y diseñadores,” hablamos de cómo diferentes herramientas pueden resolver distintos problemas y ayudarte a ser mejor freelance y diseñador. Las que verás a continuación te ayudarán a lograr ambas cosas.
Timely
Timely es una herramienta de programación y seguimiento del tiempo. Te permite planificar tus semanas con antelación y registrar el tiempo (y las tarifas por hora) de tus proyectos actuales. Siempre recurro a Timely para proyectos en curso que requieren seguimiento, en parte porque me da una mejor perspectiva de en qué invertí mi tiempo en semanas anteriores.
Harvest
Una de las herramientas de seguimiento del tiempo más fiables que he encontrado es Harvest. Su interfaz fácil de usar te permite enviar facturas a los clientes directamente desde la aplicación. Pero una de sus mayores ventajas son sus integraciones con aplicaciones populares como Asana, Trello, Basecamp, QuickBooks y muchas más.
Por supuesto, con Webflow puedes facturar a tus clientes automáticamente con Client Billing, lo que reduce la necesidad de usar otra herramienta como esta.
Toggl
Aunque es un poco simple para mi gusto, Toggl es uno de los cronómetros más sencillos que existen. Si no quieres complicarte con configuraciones complejas o simplemente necesitas un temporizador de fácil acceso, esta podría ser tu herramienta.
Freelancy
Donde otras herramientas de seguimiento del tiempo pueden parecer demasiado específicas, Freelancy se esfuerza por ser la solución integral para freelancers, combinando seguimiento del tiempo, gestión de proyectos y facturación en una sola aplicación.
Las mejores herramientas de finanzas e impuestos
Al igual que cualquier otro negocio, los freelancers deben controlar sus ingresos, su flujo de caja y preparar sus impuestos (¡trimestrales!), todo ello sin la ayuda de un amable departamento de recursos humanos.
Por suerte, encontrarás muchas herramientas que te ayudarán a gestionar tus finanzas, facturar a tus clientes y estar al día con tus impuestos sin esfuerzo. Aunque algunas funcionan de maravilla juntas y otras se centran solo en la facturación o los impuestos, ¡cualquiera de ellas te hará la vida mucho más fácil!
QuickBooks Self Employed
Una de mis favoritas —y en la que más confío cuando llega la época de impuestos— es QuickBooks Self-Employed. No solo te permite registrar fácilmente tus ingresos y gastos conectándose directamente a tus cuentas bancarias, sino que también hace que sea increíblemente sencillo estar al tanto de los impuestos trimestrales.
Square
Otra de mis herramientas favoritas, y la que suelo usar para cobrar a mis clientes, es Square, que facilita la creación, el envío y la gestión de cobros tanto en persona como en línea mediante tarjeta de crédito o débito. Existen herramientas más robustas para gestionar tus ingresos, pero pocas que se lo pongan tan fácil a los clientes para pagarte (que siempre es la parte más difícil).
PayPal
Otro clásico que nunca falla, PayPal te permite cobrar de casi cualquier forma (en persona, con tarjeta de crédito, mediante ACH o con PayPal Credit). La experiencia de usuario de PayPal, que deja bastante que desear, es la única razón por la que a veces elijo otras plataformas.
Invoice.to (con Stripe)
Invoice.to puede ser relativamente nuevo en el mundo de la facturación, pero es un generador de facturas increíblemente sencillo que puedes vincular a tu cuenta de Stripe para cobrar. Me atrevería a decir que no hay herramienta de facturación más simple o mejor diseñada en la web, así que si ya usas Stripe, puede que sea la opción ganadora.
FreshBooks
Aunque las herramientas anteriores facilitan el cobro, FreshBooks va mucho más allá. Este paquete completo de herramientas contables te permite gestionar cada aspecto de las finanzas de un freelance. Cobra, gestiona gastos (incluidos los pagos a otros empleados) y registra el tiempo, todo en un mismo lugar. Con tantas funciones integradas, su único inconveniente es que quizás sea más de lo que la mayoría de los freelancers necesitan.
Expensify
Si tu trabajo implica muchos viajes, compras de empresa o un seguimiento constante de gastos, entonces Expensify podría ser tu mejor aliado. Facilita el registro de todo tipo de gastos y permite importar esos datos a servicios de terceros como QuickBooks para que preparar los informes de impuestos sea pan comido.
Cushion
La parte más estresante de trabajar por cuenta propia es controlar el flujo de caja y planificar proyectos futuros. Cushion es una herramienta fantástica para proyectar ingresos, identificar periodos de escasez (para que puedas programar nuevos proyectos) y gestionar tu carga de trabajo para minimizar solapamientos.
Mint
Aunque la mayoría usa Mint para gestionar sus finanzas personales, funciona igual de bien para los gastos de negocio. Mira en qué gastas, cuánto ahorras y establece objetivos de ahorro, todo desde la aplicación.
Webflow Client Billing
Si usas Webflow, Client Billing puede hacer que cobrar, y la vida en general, sea mucho más sencillo. Puedo configurar pagos recurrentes de mis clientes, al precio que yo decida, sin tener que preocuparme por enviar facturas, perseguir a los departamentos de contabilidad o cualquiera de esas molestias que, por desgracia, ya conoces demasiado bien.
Lo mejor de todo es que es gratis para cualquier diseñador que use Webflow. Echa un vistazo a cómo funciona Client Billing.
Las mejores herramientas de comunicación y gestión de proyectos
La comunicación es fundamental, especialmente cuando trabajas en varios proyectos a la vez.
Las herramientas de gestión de proyectos te ayudan a mantenerte organizado y a tener a tus clientes al tanto de todo. Y aunque nada supera a una comunicación proactiva (algo que ninguna herramienta puede hacer por ti), la herramienta adecuada puede marcar la diferencia entre un proyecto que fluye de maravilla y un desastre total.
Así que olvídate de los correos electrónicos y pásate (tú y tus clientes) a una de estas fantásticas herramientas. Seréis uña y carne en un abrir y cerrar de ojos.
Slack
¿Hace falta explicar qué es Slack?
Bueno, por si acaso aún no lo conoces: Slack es una aplicación de chat increíble que les permitirá a ti y a tus clientes olvidarse de los correos electrónicos de ida y vuelta para pasarse a la comunicación en tiempo real. Yo creo un grupo privado de Slack para cada cliente nuevo, lo que facilita muchísimo nuestra colaboración y nos ayuda a llegar al producto final mucho más rápido.
Flow
Flow combina la gestión de proyectos y el chat en una sola aplicación multidispositivo. Me atrevería a decir que Flow es mucho más sencilla que otras herramientas de gestión de proyectos de esta lista, sin sacrificar ninguna funcionalidad.
Asana
Si buscas una solución de gestión de proyectos robusta y con un diseño impecable, puede que no necesites mirar más allá de Asana. Aunque a veces puede parecer demasiado, te costará encontrar una herramienta de gestión de proyectos más completa.
Trello
Trello ha sido durante mucho tiempo uno de los favoritos tanto de diseñadores como de gestores de proyectos. Si buscas una solución flexible y visual, Trello podría ser tu mejor aliado. Yo lo uso para todo: desde mi lista de tareas diarias hasta la gestión de proyectos de clientes o la planificación de mis vacaciones.
Basecamp
Otro veterano muy querido en la gestión de proyectos (y con razón) es Basecamp. Basecamp aporta un diseño limpio y cuidado a una herramienta potente que puedes usar tanto con compañeros de trabajo como con clientes. Además, cuenta con muchísimas integraciones que hacen que conectarlo con las herramientas que ya utilizas sea pan comido.
GitHub
Sé que muchos de ustedes probablemente no ven a GitHub como la herramienta ideal para gestionar tareas como freelance, pero escúchenme.
Muchos de ustedes probablemente trabajan codo a codo con un equipo de ingeniería en proyectos freelance. Y la mayoría de los equipos de ingeniería gestionan sus proyectos en GitHub. Algo con lo que he experimentado es tener todas mis tareas personales y las de mis proyectos freelance en la misma herramienta: GitHub.
Y después de unos meses, me ha terminado encantando. Tiene la mayoría, si no todas, las funciones de las otras herramientas que usaba para mis tareas personales, y me ayuda a no tener que gestionar cosas en varios sitios a la vez, porque seamos sinceros: cuando trabajas por cuenta propia, tu vida personal y profesional suelen mezclarse bastante.
Aunque hay que pagar para tener repositorios privados, diría que esos 7 dólares al mes valen mucho la pena por todo el tiempo y esfuerzo que me ahorro en la gestión de proyectos.
Las mejores herramientas y recursos para contratos y propuestas
Podríamos haber incluido esto en las herramientas financieras, pero los contratos y las propuestas son una parte tan fundamental del proceso de trabajar como freelance que se merecen su propia sección.
El contrato adecuado puede determinar literalmente el éxito o el fracaso de un proyecto. Es la parte más importante de cualquier trabajo, y aun así, muchos freelancers le restan importancia.
No es la primera vez que hablamos sobre la importancia de los contratos de diseño para freelancers, y no será la última, pero algunas de estas herramientas y recursos te ayudarán a empezar con buen pie.
Curso de contratos para la clase creativa
Aunque es el artículo más caro de la lista, vale su peso en oro. El curso de contratos para la clase creativa te guiará para crear un contrato a prueba de balas que no solo te convertirá en un mejor profesional independiente, sino que también te hará ganar más dinero.
Bonsai
Bonsai hace que sea súper sencillo crear un contrato, revisarlo con un cliente (y hacer cambios) y luego firmarlo. Es la herramienta de contratos todo en uno que uso siempre.
Qwilr
Si no quieres crear propuestas u otros documentos para clientes desde cero, o no sabes por dónde empezar, Qwilr es un excelente punto de partida. Sus plantillas son fáciles de usar y te ayudarán a ti y a tus clientes a preparar mejor los proyectos.
Haz crecer tu negocio como freelance
Consigue más clientes y crea sitios web a toda velocidad. Webflow permite a los freelancers diseñar y entregar proyectos con total seguridad, manteniendo siempre el control creativo.
Funnel
Otra herramienta híbrida que podría encajar en varias categorías, Funnel te permite añadir fácilmente formularios a tu sitio web para recopilar información de clientes potenciales. Una vez que recibes una consulta, Funnel facilita la creación de una propuesta para poner el proyecto en marcha.
Generador de propuestas de diseño web
Sentimos especial predilección por el Generador de propuestas de diseño web, ya que fue creado en Webflow CMS por Sidney Ottelohe, cofundador de Spreadshare. Pero dejando de lado cualquier preferencia por el producto, es un uso inteligente de un sistema de gestión de contenidos para generar y presentar tus propuestas a clientes freelance con estilo, y puedes personalizar cada detalle, sin necesidad de programar, para que refleje tu marca a la perfección.
Las mejores plataformas para encontrar trabajo freelance
Aunque siempre defenderé que las recomendaciones son la mejor forma de encontrar nuevos clientes, sin duda existen herramientas que pueden ayudarte a impulsar tu base de clientes y seguir ampliándola si así lo deseas. Aquí tienes algunos sitios web para freelancers que te ayudarán a abrirte camino.
Toptal
Últimamente he oído hablar mucho más de Toptal. Se enorgullecen de contar solo con lo mejor del talento freelance, razón por la cual tienen un proceso de solicitud y selección.
Mantener ese nivel de calidad tan alto también les ayuda a atraer a algunas de las mejores empresas del mundo cuando buscan ayuda freelance. Y con grandes empresas llega una mejor remuneración, así que aquí no hay competencia por ver quién cobra menos.
Webflow Experts
Una novedad es Webflow Experts, un mercado para freelancers especializado en proyectos basados en Webflow. Al igual que Toptal, Webflow Experts cuenta con un proceso de solicitud y selección antes de que puedas empezar a trabajar en proyectos.
Los perfiles de Webflow Experts destacan tu trabajo y tus habilidades, y el sitio permite que los clientes te encuentren según sus necesidades. Eso ayuda a conectar a los clientes con la persona adecuada y mantiene el ruido al mínimo para los diseñadores.
El sitio también logra un equilibrio cuidadoso para ambas partes del mercado, manteniendo un flujo constante de propuestas de proyectos (y trabajo).
Upwork
A menos que hayas vivido en una cueva (o seas nuevo en el mundo freelance), seguro que has oído hablar de Upwork. Upwork puede ser una herramienta valiosísima para cubrir esos huecos entre proyectos más grandes que me apasionan más. Se han vuelto tan grandes que es un sitio de confianza al que acudir cuando necesitas trabajo constante y de última hora.
Lo no tan bueno de Upwork son las subastas de proyectos, que atraen a un tipo de cliente muy concreto: el que busca rapidez a precio de saldo. Dado el gran volumen de solicitudes en la plataforma, a veces todavía puedes encontrar clientes que valoran más la calidad que el ahorro, pero al final, tú decides si merece la pena darle una oportunidad a la plataforma.
Herramientas de diseño
Figma
Una herramienta de diseño más reciente, pero cada vez más popular, es Figma. Algunos incluso creen que va a desbancar a Sketch como la herramienta de diseño de interfaz por excelencia, incluido el antiguo fan de Sketch Tom Johnson, quien publicó recientemente el artículo You are going to switch to Figma.
A la gente le encanta por muchas razones, pero una de las principales tiene que ser su función de colaboración en tiempo real, que permite que varias personas trabajen simultáneamente en el mismo diseño. Y esto no solo es útil para trabajar con otros diseñadores: ¡los redactores y estrategas de contenido también pueden entrar y actualizar el texto! (Ah, y a los diseñadores que usáis Windows os alegrará saber que, a diferencia de Sketch, podéis usarlo en un PC).
Dependiendo del tipo de diseño que hagas, puede que Figma no sea lo tuyo, pero te dejo que lo decidas tú mismo, ya que tienen un plan gratuito.
Webflow
Vale, momento de hacer un poco de publicidad descarada: pero te prometo que, como freelance, realmente adoro Webflow más que cualquier otra herramienta de diseño. Principalmente porque puedo gestionar todo mi negocio a través de Webflow.
Para empezar, diseñar en Webflow me ahorra un montón de tiempo y dinero. Primero, porque Webflow escribe código listo para producción mientras diseño, así que no tengo que depender de la ayuda de un desarrollador para hacer realidad mis diseños. Eso solo ya me convenció cuando descubrí Webflow (tanto que decidí venir a trabajar aquí).
Lo segundo es la flexibilidad del CMS. Todavía no he encontrado un CMS que sea más fácil o rápido de personalizar, lo cual es un factor clave cuando tienes una gran variedad de clientes. Y definitivamente no he visto ningún otro CMS que ofrezca tanta flexibilidad de diseño visual sin depender de plantillas.
Por último, está la facturación a clientes. Todos sabemos que a veces puede ser difícil cobrar como freelance. Pero con la facturación a clientes, simplemente defino una tarifa recurrente y Webflow se encarga del resto, así que no tengo que preocuparme por las facturas y todo ese engorro.
Si aún no lo has hecho, dale una oportunidad a Webflow. Hay una versión gratuita, pero creo que verás que los planes de pago merecen mucho la pena.
Herramientas de colaboración de diseño
Redpen
Redpen te permite recibir comentarios sobre tus diseños, de tantas personas como quieras, mediante anotaciones fijadas directamente en ellos. Y por si no te habías dado cuenta, eso lo convierte en una alternativa sólida a InVision, solo que con más enfoque en la velocidad y menos en las funciones.
No he usado mucho Redpen en mis propios diseños, pero he dado un montón de feedback a través de él. Lo que más me gusta, como menciona mi colega John Moore Williams en un artículo más detallado sobre herramientas de feedback de diseño, es simplemente la sensación de poder mostrar a la gente cómo funciona tu producto, en lugar de limitarte a explicárselo.
InVision
Una estrella en ascenso en el mismo espacio que Redpen, InVision cubre la misma necesidad de feedback de diseño asíncrono, pero añade un montón de funciones extra. InVision es lo que he estado usando últimamente para mi trabajo de diseño, y me encanta.
Al igual que Redpen, te da la sensación de presentar tu producto mostrándolo en lugar de contándolo. Pero además, funciona a la perfección con otras aplicaciones, como Sketch, Dropbox y Drive, lo que realmente ayuda a quitarse de encima el dolor de cabeza de gestionar versiones de archivos.
Tienes un plan gratuito para probarlo, pero está limitado a un solo prototipo.
Skitch
Skitch es una de esas herramientas que rápidamente se vuelven imprescindibles; así que, si te la acabo de descubrir, solo puedo decirte: "De nada".
Es una forma sencilla de capturar, anotar y enviar capturas de pantalla, ahorrando tiempo a todos los involucrados en tus procesos de revisión.
Aunque esta herramienta tiene un sinfín de usos, resulta útil pensar en ella como un InVision para sitios que ya están en producción. Úsala para enviar comentarios sobre diseños publicados, tomar notas para rediseños o simplemente para señalar errores. También puedo decir que el equipo de soporte de Webflow confió en ella durante bastante tiempo para crear las capturas de pantalla del Centro de ayuda.
CloudApp
Mi principal alternativa a Skitch es CloudApp. Aunque hace básicamente lo mismo —es decir, crear capturas de pantalla que luego puedes anotar—, también simplifica el proceso al permitirte compartir tus imágenes mediante un enlace URL.
Aunque Skitch tiene muchas funciones excelentes, encuentro que CloudApp es más robusta, ya que me permite grabar la pantalla, crear GIFs e integrarse con el montón de otras aplicaciones de gestión y uso compartido de archivos que utilizo.
El plan gratuito te permite crear y compartir 10 archivos al día, lo cual puede ser suficiente para muchos, pero ten en cuenta que probablemente te acostumbres tanto a usarla que pronto necesitarás más.
Herramientas de diseño de contenido
Ya sea que estés en las etapas iniciales de planificación de la arquitectura de información (IA) o trabajando en el texto final, encontrarás un montón de herramientas de diseño de contenido para agilizar tu colaboración con clientes freelance. Aquí tienes algunas de mis favoritas.
Google Docs
Aunque muchos diseñadores y estrategas de contenido han dado el salto a Dropbox Paper, yo sigo siendo fiel a Google Docs para la creación y colaboración de contenidos.
Con un sólido control de cambios, un excelente generador automático de esquemas, la capacidad de convertir comentarios en tareas asignadas y una gran variedad de opciones de formato que no encontrarás en Paper, es mi herramienta de cabecera para escribir, especialmente cuando se trata de escritura colaborativa.
Dropbox Paper
Si prefieres un diseño que sea bonito por defecto en lugar de uno altamente personalizable, pero aun así quieres todas las ventajas de la colaboración, Paper podría ser lo tuyo. Especialmente si ya vives en el ecosistema de Dropbox para tus otras necesidades de gestión de archivos.
Notion
¿Conoces esa sensación cuando descubres una aplicación nueva y tienes muchas ganas de usarla pero no tienes ninguna tarea que encaje a la perfección? Pues eso es exactamente lo que llevo meses sintiendo con Notion.
La gente de Notion tuvo la genial idea de unificar una aplicación de escritura, una wiki y una herramienta de gestión de tareas en un espacio muy bien diseñado, lo que la hace ideal para quienes buscan centralizar la gestión de su equipo y sus herramientas de productividad. Si nuestro jefe de contenido no hubiera creado ya nuestras directrices de contenido en el CMS de Webflow, le habría insistido para que usáramos Notion en su lugar.
Bear
Si te encantan las aplicaciones de escritura bonitas, multidispositivo y basadas en Markdown, Bear es para ti. Los enlaces entre notas y el uso de hashtags para organizar y categorizar tu contenido son especialmente útiles para proyectos grandes. Solo ten en cuenta que quizás no sea la herramienta más sencilla para colaborar con clientes, a menos que sean fans de Markdown.
MindMeister
Cuando estás haciendo una lluvia de ideas, diseñando una estrategia de contenidos, definiendo una marca o creando el mapa de tu próximo sitio web, no hay nada como una herramienta de mapas mentales bonita y fácil de usar. Y MindMeister es un gran ejemplo de ello. Es gratis para tus tres primeros mapas, ¡así que pruébalo!
GatherContent
Si alguna vez se ha creado una herramienta específicamente para estrategas de contenido, es GatherContent. Como su nombre indica, está diseñada para ayudarte a gestionar la recepción y el manejo de contenido de diversas fuentes con total facilidad. Te permite estructurar el contenido para que encaje con tu CMS, crear un mapa del sitio y un inventario de contenidos, e incluso se integra con varios CMS populares para agilizar la publicación.
Recuerda: tú eres más importante que tus herramientas
Las herramientas y los recursos pueden ayudar a aliviar el estrés del trabajo freelance, pero solo te llevarán hasta cierto punto.
Tu ética de trabajo, tu dedicación para encontrar nuevos clientes y tus habilidades de diseño siempre serán tus activos más importantes. Todas estas aplicaciones solo sirven para ayudarte a potenciar esos tres aspectos.
Y recuerda:
