Como freelancer, no hay mayor alegría que enviar una factura a tu cliente, salvo, quizás, recibir el pago.
Ya seas redactor, fotógrafo o diseñador web freelance, te has ganado tu compensación. La mayoría de los freelancers cobran mediante facturas, que generalmente incluyen una lista detallada de los servicios prestados, la empresa para la que se realizaron y el coste.
Sin embargo, las facturas son mucho más que simples documentos para reclamar un pago.
Los proyectos freelance no son iguales cada mes: los servicios y los precios cambian, lo que dificulta el seguimiento de todas las cifras. Las facturas son esenciales para que los freelancers gestionen sus finanzas y se mantengan organizados. Cuando llega la temporada de impuestos, tener las facturas ordenadas también ayuda a saber cuánto has ganado y cuánto debes.
No necesitas necesariamente un contable para gestionar tus finanzas. Existen muchos recursos, como el software de facturación, que ayudan a crear facturas y a optimizar los flujos de trabajo.
Si no tienes claro si el software de facturación es para ti, te explicaremos la importancia de una facturación precisa para los freelancers y cómo sacar partido a las mejores herramientas de facturación online de internet.
Por qué deberías considerar un software de facturación
Crear plantillas para hacer el seguimiento de tus facturas en programas tradicionales como Word y Excel es fiable, pero requiere introducir los datos manualmente. Esto consume un tiempo que podrías dedicar a trabajar (y a cobrar a tus clientes).
Con el software de facturación para freelancers, dispones de herramientas fáciles de usar que se conectan directamente a tu cuenta bancaria para agilizar los pagos. Además, este software archiva tus contratos y pagos en un lugar centralizado.
El software de facturación también ofrece ventajas como la automatización de facturas y el cálculo de impuestos. Muchos programas ofrecen plantillas de facturas para freelancers que te ahorran tiempo al rellenar automáticamente información estándar como tu dirección, el nombre de la empresa, los plazos de pago, etc. A menudo, también generan informes fiscales automáticamente, ayudándote a estar al día con tus pagos de impuestos durante todo el año.
El software de facturación te permite centrarte en otros aspectos de tu negocio freelance sin el engorro de los correos de última hora o las facturas incorrectas. En su lugar, el software realiza un seguimiento de todos tus clientes y pagos en un solo lugar.
Cómo elegir la mejor herramienta de facturación
No existe una solución única para el software de facturación. Como freelancer, es importante analizar varios factores que te ayudarán a elegir el que mejor se adapte a ti, entre ellos:
- Número de clientes. Tener una gran cartera de clientes puede requerir un software de facturación más avanzado capaz de gestionar varias cuentas simultáneamente.
- Total de facturas recurrentes. Los proyectos freelance son diferentes por naturaleza: algunos pueden trabajar con una iguala o cuota fija, mientras que otros son proyectos puntuales. Si sueles aceptar proyectos a largo plazo con un modelo de iguala, lo mejor es elegir un software de facturación que automatice los cobros a intervalos regulares para evitar que se te pase algún pago.
- Métodos de pago. ¿Prestas servicios internacionales? ¿Cuáles son los tipos de cambio en los países con los que trabajas? ¿Es PayPal tu método de pago preferido? Elige una herramienta que sea compatible con tu método de pago favorito y con otras opciones para facilitar el proceso tanto para ti como para tu cliente.
- Tu nicho. Ten en cuenta tu nicho y tu sector. Si eres diseñador, busca herramientas que te permitan modificar o añadir elementos para crear plantillas de factura atractivas y centradas en el diseño. Los clientes aprecian un toque estético, incluso en los detalles más pequeños.
Dependiendo de tus necesidades, algunos de estos factores pueden afectar al coste del software. Por ejemplo, puede que prefieras un software que te permita enviar correos electrónicos personalizados a todos tus clientes. Puede que esa no sea una función estándar, así que analiza tu caso de uso específico antes de elegir.
Las 6 mejores herramientas y aplicaciones de facturación para freelancers
Existen cientos de herramientas y aplicaciones de facturación para freelancers en internet. Pero, ¿cuál es la mejor para ti? Hemos recopilado una lista con las mejores opciones para ayudarte a encontrar la que mejor se adapte a tus necesidades.
1. Square
Square es una herramienta de facturación que permite a tus clientes pagar en persona o de forma remota mediante tarjeta de crédito, Apple Pay, Google Pay o transferencia bancaria. Cuenta con tres planes:
- Gratuito
- Plus (29 $ al mes)
- Premium (precios personalizados según tus necesidades)
Square te permite filtrar los planes según el tipo de negocio y ofrece hardware compatible para transacciones presenciales. Puedes añadir varias herramientas, como una tienda online, pasarelas de pago y tarjetas de regalo digitales a través de tu sitio web; muchas de ellas de forma gratuita.
Sin embargo, ten en cuenta que no admite múltiples divisas, por lo que solo podrás enviar facturas a clientes que residan en el mismo país. Por ejemplo, si trabajas en EE. UU., no puedes usar Square para un cliente en Sudáfrica, ya que ambos países utilizan monedas diferentes.
Recomendamos Square para los freelancers que buscan una factura sencilla y sin complicaciones, con un procesamiento de pagos online muy cómodo.
2. Quickbooks
Quickbooks incluye un montón de funciones para controlar tus ingresos, cobrar pagos y facturar a tus clientes. Es una herramienta excelente para freelancers que ofrecen servicios financieros, aunque su interfaz es algo anticuada y tiene limitaciones en cuanto a divisas y automatización.
Quickbooks ofrece cuatro planes:
- Simple Start (30 $ al mes)
- Essentials (55 $ al mes)
- Plus (85 $ al mes)
- Advanced (200 $ al mes)
Dependiendo de lo que necesites, Quickbooks ofrece soporte en cualquiera de estas áreas y más:
- Contabilidad
- Inventario
- Nóminas
- Declaración de impuestos
- Gestión de gastos
- Procesamiento de pagos
Recomendamos Quickbooks para pequeñas empresas y trabajadores independientes que ofrecen servicios financieros, como contadores o asesores de gestión patrimonial.
3. Wave
Wave ofrece funciones integrales para la contabilidad, incluyendo software gratuito de facturación y gestión contable. Permite realizar facturaciones y seguimiento de gastos ilimitados con plantillas personalizables y sincroniza todos tus pagos automáticamente.
Puedes aceptar pagos en línea mediante el sistema propio de Wave, "Wave Payments", pero ten en cuenta los costos de transacción antes de elegir un plan. Los planes de Facturación, Contabilidad y Banca son gratuitos, pero los precios de otros planes dependen del estado en el que residas y de las tarjetas que utilices.
Al usar una tarjeta de crédito para el plan "Payments", la comisión por transacción es del 2.9% + $0.60 para tarjetas Visa, MasterCard y Discover, mientras que los pagos con American Express tienen un recargo del 3.4% + $0.60 por transacción. Para transferencias bancarias, hay un cargo del 1% con una comisión mínima de $1.
Las herramientas gratuitas de Wave son ideales para trabajadores independientes, mientras que los planes de pago se adaptan a la mayoría de las pequeñas y medianas empresas.
Empieza gratis
Crea sitios web personalizados y escalables, sin escribir código. Empieza a construir en Webflow.
4. Bonsai
Bonsai es una herramienta de gestión de relaciones con los clientes (CRM) con funciones de facturación orientada a diseñadores web e ingenieros. Aunque no cuenta con programación de citas o reservas instantáneas, Bonsai incluye funciones de primer nivel para la gestión de clientes, propuestas, recordatorios automáticos de pago y cálculo de impuestos.
Las facturas se pueden personalizar con una gran variedad de plantillas, lo cual es genial para diseñadores o creativos que buscan darle un toque especial a sus facturas. Bonsai se integra con ACH, Stripe y PayPal. Está disponible en tres planes:
- Starter ($24 al mes)
- Professional ($39 al mes)
- Business ($79 al mes)
Los precios varían entre las opciones mensuales y anuales. Si decides pagar una tarifa anual única, recibirás dos meses de Bonsai gratis.
5. Bloom
Bloom es la herramienta de facturación preferida por los profesionales creativos. Su interfaz repleta de funciones te permite personalizar facturas, establecer anticipos, aceptar propinas y ofrecer financiación sin intereses. Bloom es más económico que otras herramientas de facturación y te permite conservar una mayor parte de tus ganancias.
Existen dos planes:
- Starter (gratuito)
- Premium (42 $ al mes si pagas mensualmente, 33 $ al mes si eliges el plan anual)
El plan gratuito de Bloom es lo suficientemente potente para la mayoría de las personas, y su generador de facturas te permite crear y enviar facturas a tus clientes en cuestión de minutos.
6. Freshbooks
Freshbooks es una de las opciones más costosas de esta lista, pero ofrece servicios de contabilidad integrales para freelancers que buscan funciones avanzadas de gestión financiera. Incluye diversas herramientas de gestión de proyectos, control de tiempo, recordatorios de pago, soporte multidivisa, actualizaciones en tiempo real y mucho más.
Freshbooks ofrece cuatro planes, cada uno con una prueba gratuita que puedes probar sin necesidad de tarjeta de crédito. Son los siguientes:
- Lite (7,50 $ al mes)
- Plus (15 $ al mes)
- Premium (27,50 $ al mes)
- Select (precios personalizados según tus necesidades)
Los planes Lite y Plus son opciones asequibles para quienes tienen entre 5 y 50 clientes.
Lista de verificación de facturación para diseñadores
Si estás en camino a crear tu marca personal, es posible que la facturación y las finanzas que conlleva sean algo nuevo para ti. Crear una factura por primera vez puede ser complicado, así que es importante conocer lo que debes y no debes hacer para evitar errores comunes de facturación antes de enviar tu primera factura.
Las facturas no deben tener diseños estridentes, pero sí deben ser profesionales y visualmente atractivas, especialmente si eres un diseñador freelance.
Aquí tienes nuestra lista de verificación con puntos a considerar como diseñador freelance:
Refleja tu marca
Tu factura debe reflejar tu trabajo y tu marca personal. Asegúrate de que la estética de tu factura sea coherente con el resto de tus proyectos. Por ejemplo, si tu portafolio personal utiliza la fuente Roboto y una combinación de colores azul y amarillo, incorpora esos elementos visuales en tu factura junto a tu logotipo.
Hazla clara pero creativa
Aunque quieras que tu factura luzca atractiva, no sacrifiques su funcionalidad; el objetivo es equilibrar la pasión con la rentabilidad. Encuentra el punto medio entre claridad y creatividad al diseñar cada factura. Usa fuentes legibles y colores de alto contraste para mejorar la lectura, y mantén los gráficos en las esquinas para no distraer la atención de la información principal.
Céntrate en la lista de servicios
La lista de servicios prestados constituye la mayor parte de la factura. Sé específico con cada tarea realizada para eliminar posibles dudas. Crea una línea independiente para cada concepto, incluyendo la fecha, los detalles y el coste. Si cobras por horas, no olvides incluir el número de horas trabajadas.
Incluye números de factura y fechas
Si trabajas con varios clientes, lleva un registro de los números de factura en orden ascendente para cada uno y ten presentes las fechas de los pagos recurrentes. Por ejemplo, si has terminado tu cuarto proyecto para el Cliente A, envíale una factura con el número "INV004" y la fecha correspondiente. Si ese mismo día empiezas a trabajar para un nuevo Cliente B, envíale una factura nueva titulada "INV001". Te ayudará a mantener todo organizado mediante carpetas en tu dispositivo o en tu software de facturación.
Añade tu información de contacto
Los clientes satisfechos suelen volver a contratar o recomendar a los freelancers a amigos y familiares que buscan servicios similares. Sea cual sea el motivo, incluir tu información de contacto es imprescindible. Añade tu nombre, número de teléfono y dirección de correo electrónico. Si tienes una pequeña empresa, incluye también su dirección registrada y número de identificación fiscal.
Menciona tus políticas
Incluye información sobre tus métodos de pago preferidos, recargos por demora, impagos, etc. Considera añadir políticas que exijan un recargo si el cliente no paga antes de la fecha límite establecida en tu contrato de freelance. Estas políticas son cláusulas acordadas previamente que actúan como seguro para evitar conflictos cuando llegue el día de cobro.
Mejora tus habilidades y cobra más
Estas seis herramientas de facturación son opciones excelentes tanto para freelancers principiantes como experimentados. Muchas de ellas son ideales para gestionar las finanzas y ofrecen servicios como cálculos de impuestos y complementos para tiendas online.
Como freelancer, el objetivo es tener un conjunto de habilidades que atraiga a clientes que valoren y paguen por tu trabajo. A medida que encuentres más trabajo y crezcas en tu trayectoria profesional, te harás un nombre y mejorarás tu reputación. Cuanto más te desarrolles, más podrás cobrar.
En Webflow, tenemos los recursos para llevar tus habilidades de freelance al siguiente nivel. Nuestros cursos, tutoriales y guías gratuitos incluyen instrucciones paso a paso que hacen que aprender sea más fácil, ¡y divertido!
