El tiempo es quizás el recurso más valioso de un equipo.
El software de control de tiempo se refiere a herramientas que miden cuánto tiempo dedicas a diversas tareas, proyectos y clientes. El objetivo es mantener registros comerciales precisos para que puedas facturar a tus clientes de manera correcta y honesta.
Los avances recientes en la compatibilidad con navegadores y la detección de actividad han permitido a los desarrolladores mejorar enormemente estas aplicaciones. El software de control de tiempo actual ofrece información cada vez más detallada sobre cómo inviertes tu tiempo, lo que conduce a mejores resultados comerciales y a un mayor equilibrio entre la vida laboral y personal.
Software de control de tiempo: Beneficios
Los rastreadores de tiempo ofrecen datos valiosos que fundamentan decisiones importantes, como establecer plazos razonables y distribuir las cargas de trabajo. Estos son los principales beneficios que puedes experimentar cuando recopilas y actúas sobre estos datos de manera responsable.
Productividad mejorada
Medir la productividad es el primer paso para optimizarla. Una vez que hayas recopilado algunos datos, podrás extraer información crucial, como el tiempo promedio que toma diseñar un componente o cuánto tiempo pasas en reuniones. Estos puntos de datos ofrecen pistas sobre dónde estás perdiendo el tiempo y cómo podrías invertirlo de manera más productiva.
Gestión de proyectos simplificada
Si trabajas con varios clientes a la vez, el software de control de tiempo te permite llevar un registro de todas tus horas en un mismo lugar. Al usar categorías como nombres de clientes y títulos de proyectos, puedes diferenciar rápidamente entre tareas. Esta información te ayuda a determinar si estás dedicando demasiado tiempo a ciertos proyectos o si lograrás tus objetivos.
Facturación y cobros precisos
Un rastreador de tiempo preciso te brinda un registro objetivo y confiable de las horas dedicadas a un proyecto. Si un cliente desea verificar las horas que se le cobran, por ejemplo, un informe de una herramienta de control de tiempo ayuda mucho a disipar sus dudas.
Toma de decisiones basada en datos
El software de control de tiempo proporciona datos valiosos sobre cuánto tiempo requieren las tareas, lo que te ayuda a tomar decisiones basadas en datos sobre el uso de recursos y tiempo. Puedes crear cronogramas, calendarios y plazos de proyectos más precisos, entre otras cosas.
8 de las mejores herramientas de control de tiempo para equipos
Las aplicaciones de control de tiempo tienen una variedad sorprendente de funciones. Algunas son totalmente automáticas, mientras que otras son manuales. Varias almacenan datos automáticamente con un proveedor en la nube, y algunas optan por el almacenamiento local. De todas las opciones en el mercado actual, estas son las mejores.
1. Toggl Track: La mejor para un control de tiempo manual y sin complicaciones
Toggl Track ofrece un rastreador de tiempo de un solo clic en dispositivos móviles, de escritorio y portátiles.
Todas las aplicaciones de Toggl Track se sincronizan automáticamente en la nube para garantizar informes precisos, y admiten el seguimiento sin conexión que se sincroniza cuando recuperas la conexión a internet. Además, la útil función de calendario se integra con Google u Outlook y muestra todas las entradas de tiempo en un calendario.
Vale la pena señalar que Toggl no registra qué programas utilizas. Cada entrada de tiempo debe etiquetarse manualmente, algo que se facilita gracias a las numerosas integraciones que admite. Sin embargo, esta tarea añade cierta fricción a una experiencia de usuario (UX) que, por lo demás, es bastante fluida.
Precios y planes:
- Gratis: Gratis para hasta cinco usuarios
- Starter: 10 $/mes por usuario
- Premium: 20 $/mes por usuario
- Enterprise: Precios personalizados
2. Memtime: La mejor opción para el seguimiento automático de tiempo local
Memtime es una aplicación de seguimiento de tiempo automático que detecta cuánto tiempo pasas en cada programa, pestaña del navegador y reunión. Funciona totalmente sin conexión y los datos registrados se almacenan localmente en tu dispositivo. La herramienta se integra con muchas herramientas de gestión de proyectos como Asana y ClickUp para descubrir en qué proyectos estás trabajando, y tú asignas la actividad detectada a esos proyectos. Luego, puedes exportar esa información al software de gestión de tareas para crear informes de tiempo automáticamente.
Como los informes de tiempo nunca salen de tu dispositivo local, Memtime no ofrece un panel de control en tiempo real para los gerentes. Su uso principal está pensado para freelancers o startups que buscan mejorar sus habilidades de gestión del tiempo.
Precios y planes:
- Basic: 17 $/mes por usuario
- Connect: 27 $/mes por usuario
- Premium: 36 $/mes por usuario
- Enterprise: Precios personalizados
3. TrackingTime: La mejor opción para el seguimiento de la productividad
TrackingTime te permite registrar el tiempo manualmente mediante integraciones con muchas aplicaciones populares como Slack y Outlook. Envía las hojas de horas automáticamente para que puedas supervisar los proyectos desde un panel centralizado; está disponible como aplicación de escritorio y móvil, pero también funciona directamente desde el navegador.
Esta herramienta es especialmente eficaz para recopilar datos de asistencia y programación gracias a sus funciones de Tarjeta de Tiempo y Horario de Trabajo. Estas herramientas detectan cuándo los miembros del equipo comienzan y terminan su jornada, manteniendo a los gerentes al tanto con actualizaciones de calendario y correos electrónicos de recordatorio.
TrackingTime no registra qué programas estás usando. En su lugar, debes etiquetar cada entrada manualmente. Además, los usuarios reportan retrasos al iniciar o detener el seguimiento del tiempo.
Precios y planes:
- Gratis: Gratis para hasta tres usuarios
- Freelancer: 10 $/mes por usuario
- Pro: 7 $/mes por usuario (mínimo tres usuarios)
- Business: 12 $/mes por usuario (mínimo tres usuarios)
4. RescueTime: Ideal para evitar distracciones
RescueTime llega al rescate para salvarte de distracciones como las redes sociales. Registra automáticamente lo que haces en tu ordenador y te envía notificaciones cuando detecta que te has desviado hacia una actividad poco productiva. La herramienta ofrece informes detallados que miden cuánto tiempo dedicas a tareas productivas y dónde puedes mejorar. Además, su innovador modo FocusTime te permite configurar un temporizador para bloquear sitios específicos como Instagram o Facebook.
RescueTime no ofrece funciones de facturación, por lo que es ideal para quienes ya cuentan con una herramienta para gestionar sus cobros.
Precios y planes:
- Lite: Gratis para un usuario
- Plan individual: 12 $/mes por usuario
- Plan de equipo: 9 $/mes por usuario (mínimo dos usuarios)
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5. Deputy: Ideal para el control horario en el trabajo
Deputy destaca en la creación de horarios para negocios físicos como Dutch Bros o Ace Hardware, aunque cualquier agencia con empleados puede sacarle provecho. Los usuarios pueden crear turnos desde su ordenador o móvil y sincronizarlos entre dispositivos. Después, pueden registrar su entrada y salida del lugar de trabajo directamente desde el teléfono. Deputy recopila esta información en informes que los empleados pueden consultar en cualquier momento para calcular su tiempo de trabajo.
Deputy está diseñado principalmente para registrar el tiempo y la ubicación en tiendas físicas, por lo que carece de algunas funciones para el trabajo remoto, como la detección de actividad o el seguimiento automático. Es excelente para quienes necesitan registrar dónde y cuándo fichan en su trabajo.
Precios y planes:
- Starter: Gratis
- Premium: 6 $/mes por usuario
- Enterprise: Precios personalizados
6. TimeCamp: Ideal para optimizar la gestión de tareas
TimeCamp utiliza una aplicación móvil o de escritorio para registrar lo que hacen los usuarios en sus dispositivos. Comparte estos datos mediante gráficos que ilustran cómo empleas tu tiempo. Estos informes se añaden al instante a un panel que las agencias pueden usar para coordinar mejor sus esfuerzos. Además, la función de importación de proyectos de TimeCamp permite a los usuarios importar proyectos automáticamente al software, ahorrándoles tiempo y esfuerzo valiosos.
Cabe destacar que algunos usuarios se quejan de tiempos de respuesta lentos y funciones que a veces no responden.
Precios y planes:
- Starter: 4 $/mes por usuario
- Premium: 7 $/mes por usuario
- Ultimate: 11 $/mes por usuario
- Enterprise: 15 $/mes por usuario
7. Clockify: La mejor opción para un control de tiempo económico
Clockify es una aplicación gratuita de control de tiempo que puedes usar desde tu propio dispositivo o desde uno compartido —llamado quiosco— que utiliza todo el equipo. Como la mayoría de las herramientas, registra automáticamente las aplicaciones y sitios web que visitas y comparte esa información en informes. También es muy útil para organizar horarios, aprobar hojas de horas y gestionar gastos.
Esta aplicación está disponible para escritorio y móvil, y cuenta con una versión web con complementos para Edge, Chrome y Firefox. La versión gratuita permite usuarios ilimitados y los planes premium ofrecen funciones adicionales.
Precios y planes:
- Gratis: 0 $/mes para usuarios ilimitados
- Basic: 5 $/mes por usuario
- Standard: 7 $/mes por usuario
- Pro: 10 $/mes por usuario
- Enterprise: 15 $/mes por usuario
- Productivity Suite: 16 $/mes por usuario
8. QuickBooks Time: La mejor opción para optimizar los costes laborales
QuickBooks ofrece un software de control de tiempo que te permite crear y enviar informes, hacer seguimiento de proyectos y optimizar tu tiempo. Incluye informes personalizables y se integra a la perfección con productos de inteligencia empresarial y programación como Karbon y Power BI.
Si ya utilizas productos del ecosistema QuickBooks, como Essentials o Capital, este es un complemento ideal. Se incluye gratis con los planes Premium o Elite de QuickBooks Payroll, aunque resulta costoso si se contrata como suscripción independiente.
Precios y planes:
- Simple Start: 30 $/mes para un usuario
- Essentials: 60 $/mes para tres usuarios
- Plus: 90 $/mes para cinco usuarios
- Avanzado: 200 $/mes para 25 usuarios
Cómo elegir el software de control de tiempo adecuado
Aunque la herramienta ideal depende de lo que quieras medir, las mejores aplicaciones de control de tiempo ofrecen las siguientes funciones.
Facilidad de uso
A cualquiera se le puede olvidar hacer clic para empezar a registrar el tiempo de un proyecto o perderse al asignar tareas. Los buenos gestores de tiempo simplifican esto con extensiones de navegador, recordatorios e interfaces intuitivas para que pases menos tiempo configurando y más tiempo trabajando.
Compatibilidad multiplataforma
Las herramientas de control de tiempo deben ser compatibles con todos tus dispositivos para detectar en qué tareas estás trabajando. Y es aún mejor si sincronizan los datos en un panel central al que puedas acceder desde cualquier lugar.
Opciones flexibles de registro
A veces toca trabajar sin conexión si viajas o tienes mala señal. Muchas herramientas permiten registrar el tiempo offline o añadir tareas más tarde. Incluso las más automáticas, como TimeCamp o Clockify, ofrecen opciones manuales, dándote la flexibilidad necesaria para capturar cada hora trabajada sin importar dónde estés.
Funciones de informes y análisis
De nada sirve registrar el tiempo si los datos no se presentan de forma útil. Las herramientas que convierten tus hojas de horas en gráficos, diagramas y calendarios son geniales, ya que optimizan tu productividad al ahorrarte el trabajo de organizar la información tú mismo.
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