En Edgar Allan, la agencia asociada a Webflow, su proceso para realizar una retrospectiva de un sitio web se llama "mirar atrás para avanzar".
El equipo de Edgar Allan se ha convertido en experto en el arte de la retrospectiva, utilizándola para mejorar sus procesos, crear estructuras sólidas para el trabajo en equipo y mantener una impresionante cartera de clientes corporativos.
Danielle Scherr, su directora de desarrollo de negocio, describe a Edgar Allan como una agencia centrada en contenidos que permiten a las empresas "avanzar más rápido, adueñarse de sus historias y crear mejores experiencias digitales".
Danielle compartió con nosotros las lecciones y consejos que su equipo ha obtenido al realizar estas retrospectivas, así como la estructura que utilizan para que sean tan eficaces. Puedes aprovechar sus experiencias para realizar mejores retrospectivas con tu propio equipo, ya sea dentro de una empresa o en una agencia.
¿Qué es una retrospectiva de un sitio web?
Una retrospectiva de un sitio web es una reunión que se celebra al finalizar un proyecto de diseño e implementación para reflexionar y debatir sobre cómo fue el proceso. Según Danielle: "El objetivo de una retrospectiva es conectar como equipo y mejorar la forma en que trabajamos".
Una retrospectiva debe centrarse en plantear preguntas que provoquen debates significativos en tu equipo. Es una oportunidad para reflexionar, hablar de los obstáculos y asegurarse de que todos están en la misma sintonía. Aquí es donde reconoces lo que salió bien, decides qué quieres mantener y examinas qué puedes mejorar en el futuro.
Afronta tu retrospectiva con la mentalidad adecuada
Más que cualquier otra cosa, la actitud que tu equipo aporte a la mesa determinará cuánto provecho sacarán de una retrospectiva. Necesitan confiar los unos en los otros y estar dispuestos a profundizar en comentarios potencialmente delicados de forma respetuosa y abierta. He aquí cómo:
Mantente abierto a otras perspectivas
Para que los comentarios sean útiles, todos los miembros del equipo deben escuchar y confiar en las perspectivas de sus compañeros. Se trata de tener una mentalidad de buena fe, asumiendo que sus experiencias son válidas y sus opiniones son valiosas para ti.
"Ve con la mente abierta", dice Danielle. "Que a ti te haya surgido un problema no significa que le haya pasado a nadie más, pero creo que es una oportunidad para que tu equipo aprenda más sobre dónde puedes tener alguna sensibilidad o aspereza. No se trata solo del trabajo, sino de ser capaces de trabajar juntos como equipo".
Mantente orientado a las soluciones
Cada problema es una oportunidad de crecimiento y aprendizaje si te mantienes centrado en las soluciones. Las retrospectivas miran al pasado, pero su objetivo es utilizar esa experiencia para mejorar en futuros proyectos.
"Siempre queremos llevar el conocimiento con nosotros al siguiente proyecto para asegurarnos de que seguimos creciendo y mejorando", afirma Danielle. "Así que siempre es una mirada hacia el futuro".
Esto significa que las retrospectivas deben centrarse en encontrar soluciones, pensar en alternativas e inventar nuevas formas de abordar los problemas.
Comunica los aspectos positivos
Una retrospectiva será más útil si consigues mantener la conversación centrada en las experiencias y resultados positivos.
"Muchas veces, las retrospectivas pueden convertirse en sesiones de desahogo, y a veces eso es necesario, pero no siempre debería ser negativo", dice Danielle. "Es una oportunidad para que la gente se reúna y reconozca no solo lo que salió mal, sino también lo que salió realmente bien".
Las experiencias negativas son oportunidades para aprender y crecer, pero el objetivo de una retrospectiva es mirar hacia adelante. Hablen sobre las experiencias positivas que quieren recordar y mantener como equipo.
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Céntrate en lo que quieres lograr con tu retrospectiva
Ten en mente objetivos prácticos al comenzar tu retrospectiva para que puedas poner en práctica lo aprendido.
Procesos mejorados
Quieres compartir ideas y experiencias como equipo para mejorar tu proceso de desarrollo web. Comunicarse con intención al finalizar un proyecto ayuda a tu equipo a evitar los silos de información y a crear mejores procesos de forma colaborativa. “Definitivamente hemos revisado nuestro proceso basándonos en los comentarios que hemos recibido de proyectos anteriores”, comentó Danielle.
Hablen sobre las herramientas que funcionaron y las que no. Analicen sus procesos. Identifiquen dónde surgieron los problemas. Observen los enfoques efectivos que pueden aplicar de manera más amplia en su empresa. Revisen sus cronogramas para ver si eran realistas.
El objetivo principal debe ser realizar cambios prácticos. En Edgar Allan, implementaron un proceso mejorado a partir de la información descubierta en una retrospectiva. “A nivel básico, creemos que el contenido es el centro de todo, pero descubrimos que nuestros diseñadores de UX y nuestros redactores no estaban trabajando tan coordinados como deberían”, dijo Danielle.
Los redactores y diseñadores trabajaban aislados, por lo que los redactores tenían que ajustar el contenido a lorem-ipsum en lugar de escribir lo que era mejor para el usuario. “Renovamos nuestro proceso y ahora trabajamos bajo un sistema llamado diseño de contenido, donde colaboran en el proyecto de principio a fin”. Con el diseño de contenido, combinaron los Sprints de Estrategia de Marca con Sesiones de Descubrimiento de Contenido para asegurarse de que las necesidades y objetivos de los usuarios fueran el eje central.
Equipos más saludables y una colaboración más efectiva
La comunicación es una habilidad que requiere práctica. Los equipos que pueden practicar sus habilidades comunicativas en un entorno enfocado, como una retrospectiva, colaboran de manera más efectiva durante los momentos de mayor presión en los proyectos. “Creo que las retrospectivas son fundamentales porque crear un espacio para hablar genera equipos más sanos y mejores proyectos”, señaló Danielle. “Nuestros plazos se acortan y a nuestros equipos les gusta más trabajar juntos”.
Las retrospectivas te ayudan a crecer como equipo y como individuo al fomentar la reflexión y facilitar conversaciones difíciles. Pueden ser especialmente útiles para unir a equipos remotos. Te ayudan a entender cuáles son sus fortalezas y debilidades como grupo y te señalan áreas de mejora.
Mejores relaciones con los clientes
Las retrospectivas también deben enfocarse en construir una mejor colaboración con clientes nuevos y existentes. Danielle descubrió que las retrospectivas de Edgar Allan ayudaron a empoderar a sus equipos para establecer una comunicación más fluida con los clientes, cuestionar problemas de manera diplomática y anticiparse a posibles obstáculos.
“Tienen más confianza al hablar con los clientes porque no solo cuentan con la experiencia del proyecto anterior, sino que también tienen la experiencia de haberlo analizado en equipo y de entender por qué es valioso hacer las cosas de cierta manera o por qué no conviene seguir las sugerencias recibidas”, explicó.
Cómo organizar tu retrospectiva web
Programa una retrospectiva en tu calendario al finalizar cada proyecto. Obtendrás mejores resultados si realizas las retrospectivas en un plazo de dos semanas. De esa manera, la experiencia aún estará fresca en la mente de todos.
Elige a tu facilitador
El facilitador de una retrospectiva está ahí para hacer preguntas, tomar notas y profundizar para alcanzar un nivel de discusión más elevado. No debe ser quien tenga las respuestas; al contrario, debe impulsar al equipo a encontrar soluciones por sí mismo. Al final de la retrospectiva, puede asignar tareas y recordar al equipo sus descubrimientos al comenzar el siguiente proyecto.
Al buscar un facilitador, encuentra a alguien que pueda ser neutral respecto a los comentarios y que no se ponga a la defensiva ni intente racionalizar. “Creo que un facilitador eficaz de una retrospectiva hará saber a todos que es un espacio seguro, un lugar para que el equipo sea abierto sobre lo que ha experimentado”, dijo Danielle.
Para un equipo nuevo o un proyecto especialmente complicado, quizás prefieras contar con un facilitador externo. Sin embargo, para un equipo con experiencia y una buena dinámica de trabajo, el scrum master o cualquier otro miembro del equipo puede ejercer como facilitador. Lo más importante es que sea alguien en quien el equipo confíe y con quien se sienta cómodo para expresarse con total libertad.
Usa un juego para fomentar el debate
Para las retrospectivas de Edgar Allan, Danielle creó una baraja de cartas con preguntas que podían usar para facilitar mejores sesiones. Mientras trabajaba con un cliente que nunca había hecho una retrospectiva, Danielle aprovechó su experiencia como scrum master para elaborar una lista de 25 preguntas capaces de generar conversaciones más interesantes.
A su jefe le pareció que quedarían genial como juego y, junto con su director creativo, produjeron un set de cartas precioso con nueve categorías de preguntas para romper el hielo, como: "¿Cuál fue tu momento más frustrante?" y "¿Cuál fue tu mayor momento de claridad?". Las cartas se pueden comprar en su sitio web, pero hemos resumido las categorías que desarrolló Danielle en Edgar Allan para que puedas crear tus propias preguntas para tu equipo.
Estructura tu retrospectiva para encender la chispa de la conversación que buscas
Diseña tu retrospectiva para centrarte en las preguntas cuyas respuestas necesitas y para provocar los debates más importantes para ese proyecto. Un proyecto con muchos conflictos puede requerir una retrospectiva muy distinta a una rutinaria y sencilla.
En Edgar Allan codificaron por colores su baraja de preguntas, lo que permite al equipo centrar la retrospectiva en temas específicos. "Las hemos usado de muchas formas distintas", comenta Danielle. "Puedes centrarla mucho en un solo tema o, literalmente, tirar las cartas sobre la mesa, elegir una al azar y decir: 'Vale, esta retrospectiva va a tratar sobre el reconocimiento. ¿Quién tiene algo que quiera decir?'".
Usa estas categorías para dar forma a las preguntas de tu retrospectiva.
Básico
La categoría básica abarca cuatro preguntas fundamentales: qué salió bien, qué podría haber salido mejor, qué has aprendido y qué preguntas sin respuesta te quedan. Estas preguntas deberían plantearse en todas las retrospectivas. "Si no hay nada específico de lo que queramos hablar, usamos las cartas básicas. Las mezclamos sobre la mesa y eso abre la conversación para todos", explica Danielle.
Avanzado
Un equipo maduro que ya ha pasado por varias retrospectivas puede notar que las cuatro preguntas básicas pierden eficacia con el tiempo. Quizás necesiten preguntas más directas o que profundicen un poco más para mantener el interés y que el feedback siga siendo útil. Podéis hablar de dónde hicisteis concesiones, qué cambios haríais en el futuro y por qué.
Cambio de planes
Si el proceso terminó siendo muy distinto a lo que habíais proyectado, es importante hablar de por qué. "Los cambios de planes ocurren casi siempre en un proyecto", dice Danielle, "¿La cuestión es cómo lo gestionamos? ¿Cómo nos comunicamos con los clientes o internamente cuando las cosas cambian? ¿Cómo seguimos siendo eficientes sabiendo que las cosas no salieron exactamente como esperábamos?". Al entender por qué cambiaron los planes, podréis anticipar problemas y planificar mejor los proyectos en el futuro.
Empezar/Parar/Continuar
Con esta categoría, identificaréis los aspectos del proceso que el equipo recomienda empezar a hacer, dejar de hacer o seguir haciendo. Este enfoque está orientado a la acción y va directo al grano. Es muy útil cuando un proyecto ha sido frustrante, la conversación se ha vuelto circular o ha habido muchas quejas.
Altibajos
Hablar de los altibajos de un proyecto desde un punto de vista más emocional ayuda a fortalecer la unidad del equipo y a liberar cualquier tensión acumulada. También permite entrar en detalles: podéis hablar de qué disfrutasteis haciendo, qué tecnologías nuevas funcionaron o qué roles nuevos os gustó asumir. Los puntos bajos suelen tratar sobre desafíos, falta de recursos o fallos en la comunicación.
Comunicación
Los miembros del equipo suelen saber dónde fallaron las cosas y por qué, así que dales espacio para hablarlo abiertamente. «Hemos descubierto que la mayoría de los problemas en los proyectos se deben a la comunicación», comenta Danielle. Habla sobre la comunicación dentro del equipo y con el cliente. Pregunta a los miembros del equipo cómo podrían haberse comunicado mejor o qué enfoques han funcionado antes. Esto hará que los futuros proyectos fluyan mejor al fomentar prácticas de comunicación más eficaces.
Puntos críticos
Identifica obstáculos, como el aumento descontrolado del alcance o las expectativas desalineadas, y descubre cómo detectarlos y evitarlos en futuros proyectos. Mantén un enfoque orientado a soluciones para que no se convierta en una sesión de quejas. Si la conversación se vuelve circular o se limita a lamentarse sin proponer nada, el facilitador debe intervenir. Puede pedir a los miembros del equipo que identifiquen sus mayores impedimentos y ver si algo sigue sin resolverse.
Perspectiva
La perspectiva ayuda al equipo a centrarse en el panorama general en lugar de en las experiencias individuales. Da un paso atrás y observa el proyecto en su conjunto, la relación con el cliente o el enfoque del equipo. Habla sobre cómo ha crecido el equipo durante el proceso. Esto ayuda a cada miembro a entender cómo su rol contribuye al éxito de todo el proyecto.
Reconocimiento
Es importante celebrar los éxitos y reconocer explícitamente a tus compañeros. La gente trabaja mejor cuando siente que sus logros se ven y se valoran. Repasa todo el trabajo duro y lo que habéis conseguido en este proyecto. Destacad los éxitos de cada uno, tanto individualmente como en equipo. Identificad los logros que queréis repetir en futuros proyectos.
Involucra a los colaboradores en el proceso
Tanto las agencias que trabajan en sitios web para clientes como las empresas que contratan agencias para crearlos deberían pedir feedback a la otra parte. Podríais descubrir suposiciones tácitas que causaron malentendidos u obtener aportaciones valiosas gracias a su perspectiva externa.
Mejora tu proceso basándote en el feedback compartido. Por ejemplo, si una agencia programa reuniones los lunes pero el otro equipo nunca está disponible, ten en cuenta que debes evitar los lunes en futuros proyectos. «Ayuda a establecer expectativas y directrices sobre cómo lograr el éxito del proyecto desde el principio», señala Danielle.
Las agencias y las empresas pueden hacer retrospectivas por separado y compartir los hallazgos, o hacer una conjunta centrada en la colaboración. «Si tienes una relación excelente con tu cliente y se ha convertido en una extensión de tu equipo, invítalo sin dudarlo», dice Danielle. «Si vais a seguir trabajando juntos y disfrutáis haciéndolo, deberían participar en el ciclo de feedback».
Convierte tus hallazgos en acciones concretas
Basándote en lo aprendido en la retrospectiva, podrás establecer pasos claros y concretos. Añade los hallazgos a los archivos de clientes, busca nuevas herramientas y crea nuevos sistemas de trabajo para tu equipo. No dejes que tus notas se queden olvidadas en un archivo. Haz cambios positivos de inmediato mientras las lecciones están frescas.
Sigue realizando retrospectivas periódicas
El progreso se construye paso a paso. Reserva tiempo de forma constante para reflexionar y crecer, tanto individualmente como en equipo. Realiza reuniones de retrospectiva periódicas y sigue mejorando tus procesos en cada ciclo. Las desgastadas tarjetas de retrospectiva de Edgar Allan demuestran lo útil que ha sido este proceso para su equipo.
Incluso puedes hacer una retrospectiva en solitario. Siéntate, hazte las preguntas difíciles y reflexiona sobre tu propio desempeño. Puedes descubrir ideas importantes sobre ti y tu trabajo. «Como humanos, a veces evitamos el conflicto, incluso si es interno», dice Danielle. «Las tarjetas te ayudan a sacar esos temas y hablar de ellos».
