Cómo mejorar la colaboración entre marketing y diseño de forma asíncrona

“El marketing suele centrarse en los objetivos de crecimiento del negocio, mientras que el diseño busca crear cosas útiles para las personas”, comenta Taylor Coil, directora de producto en Animalz y exdirectora de marketing en Tortuga. Esa diferencia clave en el enfoque puede ser un reto en un entorno de trabajo asíncrono.

Esto se debe a que el trabajo asíncrono nos da menos oportunidades para disfrutar de esos momentos de conexión casual que generan confianza entre los equipos. Al escribir, los comentarios pueden parecer mucho más duros que en una conversación cara a cara. Además, la comunicación escrita es más fácil de malinterpretar, lo que puede llevar a expectativas desalineadas.

A pesar de estos desafíos, tanto Taylor como Vikas Bhagat, director de marketing de producto en Webflow, consideran que, si se aborda con cuidado, la colaboración asíncrona ofrece en realidad una oportunidad para crear mejores relaciones, expectativas más claras y un trabajo más exitoso entre marketing y diseño.

“Desde la perspectiva del equipo de marketing, ¿cómo cultivamos una relación en la que el diseño sea visto como un socio estratégico y no como un departamento de servicios? El diseño es tan creativo, son tan buenos en lo que hacen, que aprovechar esas habilidades desde el principio y con frecuencia en un proyecto hará que el resultado sea mil veces mejor”.

- Vikas Bhagat

Aquí tienes cómo puedes, como especialista en marketing, hacer que la colaboración asíncrona funcione mejor entre tu equipo y el equipo de diseño.

Respeten el tiempo de los demás

La mayor diferencia al trabajar de forma asíncrona, además de no compartir el mismo espacio físico, es que los equipos a menudo no trabajan simultáneamente ni en la misma zona horaria. “Den suficiente tiempo para revisar y responder a las ideas”, recomienda Taylor.

Hacer que un horario asíncrono funcione requiere que todos replanteen sus expectativas sobre el tiempo de los demás. Recuerda que las respuestas pueden no ser inmediatas, así que planifica con margen suficiente. “Establezcan alcances y plazos razonables para tener en cuenta las demoras asíncronas”, dice Taylor. ¿A qué se reduce todo esto? “A respeto y confianza, lo cual incluye respetar el tiempo de los demás”.

Consejos para aprovechar bien el tiempo asíncrono:

• Bloquea tiempo en tu calendario si necesitas realizar un trabajo profundo sin interrupciones.
• Aclara que las comunicaciones no requieren una respuesta inmediata.
• Marca una comunicación como “urgente” solo cuando algo sea realmente sensible al tiempo.
• Programa los mensajes de Slack y los correos electrónicos para que se envíen durante el horario laboral de tu compañero.

Establece expectativas desde el principio

El primer paso, y el más importante, para que el trabajo asíncrono sea exitoso es establecer expectativas y asegurarse de que ambos equipos tengan una comprensión sólida del trabajo que tienen por delante. “Comunicar y poner por escrito cuáles son los requisitos reales desde la perspectiva del equipo de marketing para el equipo de diseño es fundamental”, dice Vikas.

Redacta los briefs de los proyectos, los requisitos clave, cuáles son tus objetivos y qué define a un proyecto exitoso para tu equipo. Tener todo esto por escrito crea una única fuente de verdad a la que ambos equipos pueden recurrir durante todo el proyecto. Vikas añade que, en Webflow, tener una fuente escrita “ayuda a agilizar muchas de nuestras conversaciones. Nos mantiene enfocados y nos ayuda a evitar que el alcance del proyecto se descontrole”.

Una vez que marketing envía sus expectativas, antecedentes y contexto, el equipo de diseño puede responder con preguntas, comentarios y solicitar cualquier aclaración necesaria sobre los plazos o requisitos. “Una de las cosas que escuché de nuestros socios de diseño es que quieren que los involucremos antes en los proyectos”, dice Vikas. “Eso nos permite estar alineados desde el principio”.

Herramientas para la gestión y planificación de proyectos asíncronos:

• Miro - Una pizarra online para fomentar la colaboración creativa.
• Asana - Para la gestión de proyectos y el seguimiento de herramientas.
• Webflow - Colabora directamente en Designer y crea prototipos funcionales que aclaren tu visión al resto de los equipos.
• Slack Workflow Automation - Automatiza recordatorios y tareas para que los equipos sigan avanzando.

Crea oportunidades para generar confianza entre equipos

Dado que el diseño se centra en crear cosas útiles para los clientes y el marketing en poner esas cosas en sus manos, los objetivos de ambos equipos a veces pueden chocar. "Esos dos objetivos conviven en armonía y en tensión; es un diagrama de Venn, no un círculo", comenta Taylor. "Los profesionales del marketing y los diseñadores que trabajan juntos en un proyecto siempre se enfrentarán a concesiones; sin confianza, es fácil ver esas concesiones como batallas".

A diferencia del trabajo presencial, las oportunidades para conectar y generar confianza no surgen de forma espontánea. Esto significa que debes crear espacios intencionales para conectar y fomentar la energía colaborativa entre los equipos. No se trata de hacer ejercicios formales o dinámicas de grupo, sino de dejar espacio para conversar de forma casual y conocerse orgánicamente durante las reuniones o en los momentos previos y posteriores a ellas.

"La confianza se construye en micromomentos, en esas pequeñas cosas que hacen que las personas se sientan escuchadas y respetadas. Aquí tienes un punto de partida: dedica 15 minutos al principio de una reunión a conocerse como personas. No te apresures ni lo minimices como una pérdida de tiempo; involúcrate y participa".

- Taylor Coil

Establece buenos sistemas para el intercambio de feedback

Necesitas dar y recibir feedback efectivo para perfeccionar tu trabajo, pero a veces puede ser complicado negociar las opiniones. El feedback escrito puede malinterpretarse si falta contexto, lo que puede llevar a realizar cambios en la dirección equivocada. Además, es fácil confundir el tono por escrito, lo que puede generar conflictos. Vikas recomienda usar grabaciones de vídeo y notas de voz para mejorar la calidad de tus comentarios.

"El equipo de marketing puede preparar un vídeo en Loom explicando los puntos clave o el feedback, para que el equipo de diseño pueda entender y procesar esa información con calma", dice Vikas. El feedback en vídeo te permite profundizar y explicar tu razonamiento, lo que lo hace mucho más efectivo. Además, respeta el horario de los demás equipos en lugar de interrumpir su trabajo para hacer una llamada.

"El vídeo nos permite dar un feedback muy preciso. Por ejemplo, podemos comentar un conjunto muy específico de elementos de diseño en una maqueta y mantener el enfoque. Déjame explicarte mis ideas y, si tiene sentido que nos reunamos, ya buscaremos el momento".

- Vikas Bhagat

Herramientas para el intercambio de feedback asíncrono:

• Loom - Graba vídeos de la duración que necesites, incluyendo capturas de pantalla para dar un feedback más específico.
• Notas de voz y vídeo en Slack - Las grabaciones de audio y vídeo integradas en Slack son una excelente forma de enviar notas rápidas y desenfadadas.

Usa el tiempo síncrono de forma estratégica

A veces, simplemente necesitas hacer una llamada y resolver las cosas de forma síncrona para superar un obstáculo. "En situaciones donde una concesión interdepartamental es inevitable, es momento de dejar las abstracciones y tener una conversación síncrona", afirma Taylor. Puede ser difícil resolver un problema complejo o tener un intercambio de opiniones realmente matizado de forma asíncrona. Usa las reuniones de manera reflexiva y estratégica para hacer avanzar tu proyecto.

"Dediquen el tiempo que pasan juntos a lo importante: ¿por qué estamos tomando este camino? ¿Cómo beneficia esto a ambas funciones a largo plazo?", explica Taylor. "Cuando ambos departamentos comprenden a fondo la visión y cómo la organización la está implementando, es mucho más fácil dejar de lado la mentalidad competitiva en las interacciones asíncronas". El objetivo debe ser convertir las reuniones en conversaciones estratégicas y colaborativas que aumenten su capacidad para el trabajo en equipo productivo.

Haz retrospectivas después de cada proyecto

«Es fundamental reservar un espacio al terminar un proyecto para analizar qué ha funcionado y qué no», aconseja Vikas. Especialmente cuando una empresa crece rápido, es fácil lanzarse al siguiente proyecto sin tomarse el tiempo de aprender del anterior.

Crea un espacio para hablar con sinceridad sobre cómo mejorar la comunicación y dónde hay margen de mejora en vuestros procesos. Reserva tiempo en el calendario al final de cada proyecto y no te saltes esa reunión, por muy apretada que esté tu agenda. «Hacer pequeñas retrospectivas nos hizo mucho más eficientes», comenta Vikas. «Ganamos confianza y credibilidad».

El trabajo asíncrono te permite responder, no reaccionar

Quizás la mayor ventaja de la colaboración asíncrona es que te obliga a pensar y redactar una respuesta en lugar de reaccionar al momento. «Te da tiempo para calmarte y elegir cómo responder —sin reaccionar— cuando sientes que aparece la competitividad», señala Taylor.

Vikas descubrió que los comentarios de su equipo eran más precisos cuando se hacían de forma asíncrona. «Para ser sincero, nos obliga a reflexionar y a ofrecer una opinión mucho más detallada y meditada», explica. Tu primera reacción no siempre es la mejor. Aprovecha el tiempo que te da el trabajo asíncrono para ordenar tus ideas antes de compartirlas con tus compañeros.

Aborda tu trabajo asíncrono viendo este tiempo de reflexión como una ventaja que beneficia tanto al marketing como al diseño. «Creo que eso es lo que el trabajo remoto nos ha enseñado a todos», reflexiona Vikas. «¿Cómo ser consciente de tu propio tiempo y del horario de tus compañeros? Tómate un respiro para procesar y dar el nivel de feedback adecuado».