Desde servicios en la nube hasta IA, la nueva tecnología digital promete mejorar la eficiencia y la productividad, pero ¿cómo elegir las mejores herramientas para tu equipo?
Aunque la tecnología lleva décadas transformando el lugar de trabajo, en los últimos cuatro años hemos visto cómo el ritmo de cambio se ha acelerado drásticamente. Hoy en día, las herramientas digitales están presentes en casi todas las empresas, independientemente de su sector o tamaño, y suelen ser un motor clave de la estrategia de crecimiento de un negocio.
Gartner informa que el 89% de todas las empresas ha adoptado una estrategia de negocio digital o planea hacerlo, y el 91% participa en algún tipo de iniciativa digital.
Cuando se utiliza correctamente, la tecnología puede ofrecer un sinfín de beneficios, como una mayor eficiencia, productividad y colaboración. Los datos de McKinsey muestran que las empresas con tecnologías de comunicación avanzadas han experimentado un aumento de hasta el 25% en la productividad, y una investigación de Deloitte revela que las empresas que invierten en automatización han reducido los costes operativos y aumentado la productividad hasta en un 20%.
Sin embargo, la proliferación incesante de nuevas tecnologías en el lugar de trabajo puede dificultar la elección de las herramientas adecuadas para los equipos modernos, generando mucho ruido y provocando una sobrecarga tecnológica: una forma segura de acabar con la productividad. Además, una encuesta reciente a profesionales del marketing reveló que casi la mitad (47%) se siente abrumada por la tecnología, principalmente por no tener las habilidades o la formación necesarias para utilizar las herramientas.
Con todo esto en mente, nos encantó charlar con el Director de Comunicaciones Unificadas y Colaboración de VMware, Bryan Hope, durante un episodio reciente de nuestra serie Boundless. En él, comparte su experiencia de primera mano sobre cómo sacar el máximo partido a las nuevas herramientas, evaluar su retorno de inversión y por qué, a veces, menos es más al construir tu ecosistema tecnológico.
Aquí tienes sus cuatro consejos clave para otros responsables de la toma de decisiones que buscan incorporar con éxito nuevas herramientas que impulsen cambios y resultados organizativos positivos.
Evalúa las herramientas, teniendo en cuenta las restricciones presupuestarias
La incertidumbre económica actual hace que la mayoría de los equipos se enfrenten a presupuestos y recursos limitados, sintiendo la presión de hacer más con menos.
«Mi consejo es aprovechar estas presiones para resolver problemas», dice Bryan. «Cuando hablamos de restricciones presupuestarias, hablamos de simplificar la cartera».
En VMware, Bryan y su equipo hacen balance regularmente de las aplicaciones de su ecosistema, centrándose en cualquier categoría donde se utilicen varias aplicaciones para hacer lo mismo, y eliminando aquellas que son redundantes o que no fomentan una mayor destreza del equipo. «Esto crea una oportunidad para reducir costes y, al mismo tiempo, aumentar la alineación en toda la organización y la productividad al hacer que las personas trabajen en menos plataformas y en las mismas», afirma Bryan.
Añade que, al decidir si ampliar u optimizar tu ecosistema tecnológico actual, es fundamental contar con una estrategia que describa los objetivos de tu empresa y cómo tus herramientas pueden ayudar a respaldarlos. Por ejemplo, en VMware, el equipo buscó crear una plataforma de colaboración unificada diseñada para derribar barreras y reducir el uso de múltiples herramientas para realizar la misma tarea.
«Primero, observa lo que la empresa intenta lograr y diseña tu estrategia para respaldar el cumplimiento de esos objetivos», dice Bryan. «Este enfoque realmente te ayudará a decidir qué herramientas son las adecuadas para tu ecosistema».
No temas al «rojo» al crear Objetivos y Resultados Clave (OKR)
Durante la pandemia, cuando todos trabajaban de forma remota, Bryan cuenta que él y otros líderes de la empresa intentaban encontrar la mejor manera de medir la productividad de sus equipos.
Finalmente, Bryan comenta que la empresa dejó de centrarse en la productividad y pasó a una «mentalidad obsesionada con los resultados».
«Aquí es donde nos volcamos y adoptamos los OKR, donde definimos claramente los resultados que queremos lograr y luego hacemos un seguimiento del progreso hacia esos resultados», dice Bryan, quien describe la práctica de crear OKR (Objetivos y Resultados Clave) como una metodología de establecimiento de metas.
«Convertirnos en una organización obsesionada con los resultados también ha supuesto un cambio cultural, que afecta a todo, incluso a las conversaciones que tenemos», dice Bryan. «También ha aumentado la alineación y la transparencia porque, por defecto, nuestros OKR son visibles en toda la empresa. Cualquiera puede entrar en nuestra plataforma y ver quién está trabajando en qué, quién trabaja en lo mismo o en algo complementario».
Destaca que es importante integrar la experimentación y la posibilidad de fracaso en tu metodología de OKR, o lo que en VMware llaman «no temer al rojo».
«Tenemos OKR ambiciosos, pero nunca esperamos alcanzar el cien por cien», comenta Brian. «Sabemos que, a nivel organizativo, si superamos el 80 por ciento de nuestros OKR, estamos en el rango correcto. Así que diría: fijaos metas ambiciosas, probad cosas nuevas y no le tengáis miedo al rojo».
Serie Boundless
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Diseña un marco de trabajo para usar la IA
Como muchas empresas tecnológicas, Brian cuenta que VMware está introduciendo poco a poco herramientas de IA en su flujo de trabajo. Se centra sobre todo en utilizarlas para mejorar la calidad del trabajo, más que la cantidad.
«No me centro en la productividad ni en eliminar puestos de trabajo con la IA», afirma Brian. «Lo que realmente me pregunto es: ¿cómo puede la IA ayudar a mi equipo a producir un trabajo de mayor calidad y, quizás, a hacerlo más rápido?».
A la hora de evaluar herramientas de IA de terceros para tu equipo, Brian señala que es importante desarrollar un marco de trabajo que te ayude a elegir las adecuadas. Estas son algunas de las consideraciones clave que recomienda:
- Define tu propósito y objetivos: Primero, define claramente el propósito de adoptar la herramienta de IA, asegúrate de que se alinea con los objetivos generales de tu empresa e identifica los problemas o tareas específicos que la herramienta ayudará a resolver.
- Entiende cómo se integrarán las herramientas con tus sistemas actuales: Tanto si adoptas herramientas ofrecidas por plataformas de confianza con las que ya trabajas como si evalúas tecnología nueva, es importante garantizar su compatibilidad e integración fluida con tu infraestructura tecnológica actual.
- Evalúa la granularidad de los controles: En lugar de depender de controles de acceso generales y universales para las herramientas de IA, Brian afirma que es fundamental tener la capacidad de personalizar políticas de acceso específicas para diferentes usuarios o grupos. Esto permite a los equipos adaptar el comportamiento del sistema de IA a sus necesidades únicas, fomentando una mejor alineación con los objetivos empresariales.
- Explora las implicaciones de privacidad y seguridad de los datos: Examina las prácticas de gestión de datos y las medidas de seguridad de la herramienta de IA para proteger la información confidencial. Asegúrate de que cumplen con las normativas de protección de datos y los estándares del sector pertinentes.
Tiende puentes entre marketing y TI
Para crear la mejor experiencia digital para tus especialistas en marketing, Brian dice que es fundamental romper los silos con tus colegas de TI.
«Ante todo, los equipos de marketing no deben tener miedo a TI. Interactuad con ellos de forma proactiva y ayudadles a entender vuestras necesidades para que puedan conectarlas con la solución adecuada», dice Brian.
En VMware, ambos equipos suelen reunirse en charlas informales tomando un café o asistiendo a las reuniones de departamento de los demás, lo que da a ambas partes la oportunidad de compartir sus hojas de ruta, hacer preguntas y dar su opinión. «Buscad cualquier oportunidad para participar y estar donde esa gente mantiene conversaciones», dice Brian. «Y preparaos para sentiros incómodos. Por ejemplo, cuando elegís entre diferentes herramientas, la gente puede estar muy casada con una y deciros que es la única que funciona, mientras que la otra parte no está de acuerdo. Los comentarios pueden hacer que os sintáis incómodos, pero ahí es cuando aprenderéis algo interesante».
Para saber más sobre cómo Brian y VMware sacan el máximo partido a su ecosistema digital, y para conocer las opiniones de otros líderes empresariales del mundo de la tecnología, echa un vistazo a nuestra serie de seminarios web Boundless.
