Actualizar su conjunto de herramientas tecnológicas puede generar repercusiones en toda la organización.
Las actualizaciones periódicas del conjunto de herramientas tecnológicas son parte natural del crecimiento de una empresa. Por desgracia, incluso los cambios y migraciones fundamentales pueden resultar disruptivos. Con cada cambio, su equipo debe dedicar tiempo a integrar una nueva herramienta en sus flujos de trabajo y sistemas existentes, migrar datos de la herramienta anterior y aprender a utilizar la nueva.
Las nuevas herramientas también pueden conllevar costos más amplios para su organización. Los cambios que se perciben como caóticos e innecesarios generan fricción con los empleados, lo que erosiona su confianza en el liderazgo y en la productividad general del equipo. Por eso no sorprende que menos de un tercio de las iniciativas de cambio tengan éxito.
Con todos estos riesgos, es comprensible que se muestre reacio a invertir en una nueva herramienta, incluso si su conjunto tecnológico actual no es perfecto. Pero la buena noticia es que puede evitar muchos de estos peligros si es inteligente en la forma en que gestiona la transición. Pensar en cómo el cambio afectará a sus equipos, en lugar de solo a su tecnología, puede ayudarle a salir de las transiciones técnicas con una organización más sólida.
El lado humano de la gestión del cambio
En respuesta al caos que a menudo acompaña a la incorporación o transición a nuevas soluciones tecnológicas, las empresas han comenzado a priorizar la gestión del cambio. La gestión del cambio implica desarrollar un sistema para manejar un cambio tecnológico u organizacional sin problemas, generalmente enfocándose en cómo la nueva herramienta afectará a la tecnología, a los usuarios y a las ventas.
Sin embargo, la gestión del cambio tradicional a menudo no aborda un punto crítico: cómo la transición a una nueva tecnología afecta a todos los que la usan o se ven impactados por ella. Por ejemplo, el trabajo diario de su equipo de RR. HH. cambiará si actualiza su software de gestión de nóminas. Pero, a menudo, estos cambios tienen efectos dominó sorprendentemente amplios. Ese nuevo software de nóminas podría facilitar la estandarización de cómo se calculan las bonificaciones anuales o cambiar la forma en que los gerentes crean una matriz de puestos.
La gestión del cambio centrada en las personas intenta cerrar esta brecha al enfocarse en cómo los cambios técnicos afectan a la organización en su conjunto. Gestionar estos efectos dominó aumenta las probabilidades de que la nueva herramienta sea un éxito.
Esto puede parecer razonable en teoría, pero ¿cómo funciona la gestión del cambio centrada en las personas en la práctica?
Cómo planificar el cambio
Una vez que haya decidido actualizar una parte de su conjunto tecnológico, el siguiente paso es elaborar un plan para gestionar el cambio y cómo afectará también a su equipo. Aquí tiene algunas preguntas que debe hacerse al desarrollar su plan.
¿Quién utilizará la nueva herramienta?
¿Cuáles de sus equipos utilizarán la nueva herramienta en su trabajo diario? Averigüe qué desafíos anticipan ante la transición y abórdelos en su plan.
Una nueva herramienta también puede afectar el trabajo de otros miembros del equipo, a medida que los procesos cambian o la incorporación causa una ralentización temporal. Averigüe quién depende de los equipos que utilizarán la nueva herramienta y descubra cómo podría cambiar su trabajo como resultado.
¿Cómo cambiará la nueva herramienta los roles de los empleados?
Un elemento clave de la gestión del cambio centrada en las personas es comprender que una nueva herramienta puede cambiar mucho más que solo la tecnología que los empleados usan para su trabajo. También puede cambiar el trabajo que realizan, afectando las evaluaciones de desempeño, los procesos y cómo se distribuye el trabajo dentro de un equipo. Un ejemplo: tal vez adoptar una nueva plataforma de desarrollo web amplíe las responsabilidades de un especialista en marketing para incluir la edición del sitio web de la empresa. ¿Necesita proporcionar capacitación o mentoría adicional para preparar a su equipo para sus nuevos roles? Documente y planifique todos los cambios posibles que puedan surgir, y comuníquese frecuente y tempranamente con los miembros de su equipo.
¿A quién necesita contratar?
Su nueva herramienta podría abrir nuevos tipos de trabajo. Por ejemplo, una vez que tenga los medios para admitir una base de datos más grande, es posible que necesite un administrador de base de datos dedicado, lo cual sería importante considerar tanto desde una perspectiva organizacional como presupuestaria.
¿Cuál es su plan de capacitación?
¿Qué recursos de formación necesitas para integrar a tu equipo en su nueva herramienta? Podrían ser artículos de la base de conocimientos, tutoriales en vídeo, sesiones de formación en directo o el apoyo del equipo de éxito del cliente de la nueva plataforma. Averigua qué materiales ofrecerá la nueva plataforma, como documentación, cursos o talleres.
Además, piensa en cómo difieren las necesidades de formación según el puesto: ¿debería ser distinta la formación para ingenieros y para especialistas en marketing? ¿Cómo puedes hacer que la formación sea inclusiva para que a los empleados les resulte fácil participar?
¿Quién forma parte de tu equipo de gestión del cambio?
¿Quién te ayudará a implementar este plan? Piensa en quién dirige los equipos afectados y si tu organización cuenta con un equipo de DevOps o de formación dedicado para brindar apoyo durante el periodo de transición e integración.
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Cómo comunicar eficazmente el cambio en tu organización
Incluso el mejor plan se quedará corto si tus equipos no lo entienden a fondo. Aquí tienes algunos consejos a tener en cuenta a medida que incorporas nueva tecnología y abordas la gestión del cambio en tu organización.
Crea una hoja de ruta
Esto te obligará a pensar y compartir el cronograma previsto para la integración de la nueva herramienta y cómo afectará a la hoja de ruta general de la empresa.
Prepárate para la resistencia
El cambio rara vez es popular. Ten en cuenta que algunos empleados no querrán alterar sus sistemas para aprender a trabajar con una nueva solución, aunque al final les facilite el trabajo.
Comunica más de lo necesario
Informa a los equipos de que se avecina un cambio con mucha antelación y explica claramente por qué es necesario. Luego, comparte tu plan de gestión del cambio para que todos sepan cómo se desarrollará la transición y qué pueden esperar de su día a día después. Haz un seguimiento frecuente y escucha las reacciones de todos. Comunicar pronto y a menudo te ayudará a desarrollar un mejor plan de gestión del cambio, detectar lagunas en tus planes y crear una hoja de ruta con la que los equipos estén de acuerdo.
Establece un canal de feedback
¿Cómo sabrás si tu plan de gestión del cambio funciona bien? Crea una vía para conocer cómo está viviendo el personal el cambio, como un canal de Slack, un horario de atención, una encuesta mensual o reuniones generales.
Cómo saber si tu plan está funcionando
Por último, es hora de poner tu plan en marcha, pero ¿cómo saber si está logrando los resultados deseados? Sigue estos tres pasos para medir y realizar un seguimiento de la eficacia de la implementación.
1. Define el éxito de antemano
Antes de pasar a una nueva tecnología, decide cómo evaluarás si la transición ha sido un éxito. Esto podría significar pedir a los empleados que completen una encuesta sobre la transición, hacer un seguimiento de cuántas personas adoptan la nueva herramienta o comparar el tiempo de integración con el ahorro de tiempo que supone la herramienta en los primeros meses de uso. No existe una fórmula única para medir el éxito, así que asegúrate de reflexionar sobre qué significa el éxito para tu organización y qué necesidades y objetivos empresariales intentas resolver.
2. Evalúa el plan de gestión por separado de la nueva herramienta
Es importante medir dos cosas: si la herramienta en sí fue una buena elección y si tu plan de gestión del cambio fue eficaz. Ten cuidado de no confundirlas. Encuestar a los empleados sobre cuánto les gusta usar la herramienta no te dirá lo caótico que fue el proceso de integración e implementación.
3. Revisa el progreso a menudo y prepárate para cambiar el rumbo
Lo ideal es medir el éxito de forma continua durante toda la transición. Así, si detectas señales de que las cosas no van bien, podrás ajustar el rumbo a tiempo.
Invierte en tu organización
Es tentador centrarse solo en integrar una nueva herramienta en tu ecosistema tecnológico, en lugar de abordar el problema más complejo de integrarla en tu estructura organizativa. Pero, al final, tu equipo es tu activo más valioso. Planificar cómo los cambios técnicos afectarán a sus roles te ayuda a potenciar lo mejor de tu empresa y a salir fortalecido del proceso.
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