Mejora la eficiencia de tu equipo con las herramientas de automatización de flujos de trabajo adecuadas

La automatización de flujos de trabajo libera a tus empleados de tareas tediosas y lentas, como la entrada de datos, la gestión de correos electrónicos y la organización de documentos. En su lugar, pueden centrarse en trabajos más importantes, lo que le da a tu organización una ventaja creativa crucial frente a la competencia.

Pero no todas las herramientas de automatización de flujos de trabajo son iguales. Para obtener el máximo beneficio, debes encontrar las adecuadas para tu equipo. Echa un vistazo a ejemplos de automatización de flujos de trabajo que te ayudarán a elegir el kit de herramientas correcto y descubre cinco de las mejores opciones del mercado.

¿Qué es la automatización de flujos de trabajo?

Automatizar un flujo de trabajo consiste en convertir un proceso manual —que normalmente requiere tareas repetitivas y tediosas— en uno automatizado. Esto suele requerir un software de automatización, como HubSpot o Monday.com.

Algunos casos de uso para automatizar flujos de trabajo manuales incluyen:

• Campañas de correo electrónico: Supongamos que vas a enviar una campaña de correo electrónico a miles de clientes. Una herramienta como el CRM de Monday.com puede automatizar el proceso. Para personalizarlo, puedes redactar tu mensaje usando variables como {Nombre-del-Cliente} o {Producto} y proporcionar a Monday la lista de destinatarios. La plataforma enviará entonces los correos a tus clientes sustituyendo cada variable por los valores correspondientes.
• Entrada de datos: Introducir datos es una tarea tediosa en muchos trabajos tecnológicos, pero los avances en los procesos de flujo de trabajo automatizados ayudan a aligerar la carga manual. Por ejemplo, Operations Hub de HubSpot sincroniza automáticamente los perfiles de los clientes desde otros CRM y limpia los datos. Busca campos específicos, como “Nombre-del-Cliente” o “Último-contacto-el”. Luego, sigue las instrucciones para gestionar duplicados, información faltante y errores tipográficos.
• Atención al cliente: Con las herramientas de flujo de trabajo, puedes configurar procesos automatizados que se activen cada vez que un cliente envíe una solicitud. Por ejemplo, cuando un cliente completa un formulario de contacto en tu sitio web, podrías hacer que el CRM de HubSpot genere automáticamente un ticket, lo asigne a tu equipo de atención al cliente y envíe un correo electrónico al cliente con las actualizaciones pertinentes.

Los beneficios de automatizar los flujos de trabajo

¿Quizás el mayor beneficio de automatizar los flujos de trabajo de tu empresa? Ahorrar tiempo en tareas tediosas. Además, optimizar un proceso puede generar un efecto dominó que resulte en mejoras en otras áreas. ¡Todos ganan!

Aquí tienes algunas ventajas más de automatizar las tareas de tu equipo.

Mayor precisión

Delegar tareas como la entrada de datos a un programa reduce los errores humanos, incluidos los errores tipográficos y la información mal traspasada. Un programa bien escrito no hace clic por error en una celda de una hoja de cálculo ni escribe el número incorrecto en un campo, pero los humanos lo hacen a menudo, especialmente cuando repiten tareas continuamente.

Mayor ancho de banda

Liberas ancho de banda y limitas la multitarea al delegar a herramientas de automatización el trabajo que normalmente harías manualmente. En lugar de pasar horas actualizando perfiles de clientes o haciendo clic en “Enviar” mil veces, el personal puede invertir ese tiempo en proyectos significativos, como crear campañas de correo electrónico atractivas o publicar contenido nuevo en tu sitio.

Reducción del agotamiento

Las investigaciones de la Harvard Business Review sugieren que la monotonía en el lugar de trabajo provoca un aumento de la ansiedad, el estrés y la depresión. Por otro lado, automatizar los flujos de trabajo reduce la monotonía, lo que puede ayudarte a fomentar un entorno laboral donde tu equipo se sienta más saludable y satisfecho con su carga de trabajo.

Colaboración potenciada

Los equipos suelen depender de rotaciones o de "hacer el sacrificio" para asignar tareas monótonas, pero la automatización del flujo de trabajo elimina esta necesidad por completo. Tu equipo puede colaborar de forma más eficaz dedicándose a tareas esenciales y estimulantes, mientras deja el trabajo tedioso en manos de un programa.

Características clave del software de automatización de flujos de trabajo

Algunos programas de automatización ofrecen funciones básicas para diversos tipos de flujos de trabajo, mientras que otros tienen un enfoque especializado ideal para sectores concretos. Sin embargo, los mejores servicios de automatización incluyen las siguientes características, independientemente de si sus plataformas están orientadas a tipos de negocio específicos o a un uso más general.

Validación automatizada

Es fundamental validar los datos antes de que entren en la base de datos. Tomemos como ejemplo los formularios de contacto y de comentarios. Los servicios que procesan estos formularios automáticamente (como Monday.com y Zoho Creator) ofrecen campos configurables que garantizan que cada persona introduzca su número de teléfono en el formato correcto, rellene todos los campos obligatorios y seleccione el departamento adecuado. Estas comprobaciones son vitales para mantener tu base de datos limpia y precisa.

Diseño intuitivo

El software de automatización implica funciones complejas que pueden volverse abrumadoras rápidamente sin una interfaz intuitiva. Busca servicios como RunMyJobs de Redwood, que ofrece funciones de arrastrar y soltar que puedes combinar para crear flujos de trabajo personalizados y claramente definidos.

Transparencia

Los mejores servicios de automatización informan del progreso a medida que se ejecutan, proporcionándote información vital sobre cómo funcionan y cómo mejorar los resultados. ActiveBatch, por ejemplo, te permite supervisar cada proceso automático cuando se invoca y permite a las empresas realizar un seguimiento de diferentes métricas según sus necesidades.