Diseñar contenido sin un proceso es como cocinar sin una receta.
La creación de contenido implica muchísimos pasos, desde la ideación y la redacción hasta el diseño gráfico. Para lograr que todas las partes interesadas estén alineadas en cada etapa y entregar contenido que dé en el clavo, hace falta un proceso bien pensado. Incluso los flujos de trabajo más flexibles se benefician de un poco de estructura y dirección intencional.
Gestionar los flujos de trabajo de contenido también se vuelve más eficiente con un proceso claro. Cuando los equipos de contenido tienen hitos de proyecto definidos, pueden ver rápidamente en qué punto del proceso se encuentra cada tarea.
¿Por qué deberías implementar un flujo de trabajo de contenido?
Los flujos de trabajo de contenido definen el proceso que siguen los equipos al producir contenido, con pautas descriptivas sobre la forma más eficiente de realizar cada paso. Con un flujo de trabajo integral, los compañeros pueden trabajar de forma independiente o colaborar para unir sus piezas a la perfección.
Aquí tienes algunos beneficios de diseñar y ejecutar una estrategia de flujo de trabajo de contenido bien pensada:
- Mayor coherencia en el contenido: Cuando cada miembro del equipo sigue la misma estrategia y guía de estilo, el contenido resultante es cohesivo y consistente. A medida que tu biblioteca de contenido crece, la imagen y el tono de tu marca se mantienen intactos.
- Mejor trabajo en equipo: Los flujos de trabajo de contenido integrales mejoran la colaboración al definir claramente las dependencias de las tareas, los métodos de comunicación preferidos y los ritmos de trabajo. Esto reduce la frustración y los malentendidos que pueden ralentizar el progreso.
- Calidad superior: Cuando se reducen (o se evitan por completo) los errores y el contenido que no encaja con la marca, puedes esperar una mayor calidad en el resultado final.
- Automatización de tareas repetitivas: Para crear flujos de trabajo eficientes, puedes usar herramientas de automatización de flujos de trabajo (como Jira o Monday.com) para mover tareas automáticamente entre ciertas etapas. Esto puede incluir la asignación de tareas a los miembros del equipo y el envío de avisos sobre fechas de entrega próximas. Automatizar los flujos de trabajo permite que los equipos se centren menos en tareas repetitivas y más en el trabajo que realmente importa.
¿Qué debería incluir un flujo de trabajo de contenido eficaz?
Tus flujos de trabajo de creación de contenido dependerán en gran medida de lo que estés creando. Por ejemplo, el diseño de una página de ubicación es muy distinto al desarrollo de un informe técnico. Dicho esto, aquí tienes algunas características que la mayoría de los flujos de trabajo deberían incluir.
Inicio del proyecto
Al comienzo de un proyecto, determinarás y acordarás los detalles de la iniciativa, como los objetivos, las expectativas (de clientes, directivos y otras partes interesadas), los entregables que producirá tu equipo, los recursos disponibles y un cronograma básico. Una reunión de lluvia de ideas con los equipos interfuncionales participantes, como los líderes de redacción y diseño, también puede ayudar a aclarar las metas finales.
Pautas paso a paso
Un flujo de trabajo de creación de contenido integral incluye instrucciones específicas para completar los pasos necesarios, tales como:
- Creación de una maqueta o esquema de contenido
- Gestión de asignaciones y actualizaciones de tareas
- Realización de revisiones editoriales
- Preparación y publicación de contenido
- Auditoría de contenido
Un flujo de trabajo bien definido detalla estos pasos con precisión. Pero no querrás que esta documentación exhaustiva abrume a tu equipo. Así que experimenta con distintos niveles de detalle y escucha las valiosas aportaciones de tus compañeros para mejorar este recurso sobre la marcha.
Herramientas y recursos esenciales
La documentación del flujo de trabajo también debe definir las herramientas y recursos que los miembros del equipo, como redactores y diseñadores, deben utilizar durante la creación de contenido. Lo ideal es crear flujos de trabajo independientes para cada tipo de contenido que utilice tu plataforma, especialmente para el contenido fundamental que sirve de base para todo lo demás.
Por ejemplo, si el contenido de tu sitio web incluye artículos de blog y tutoriales en vídeo, asegúrate de tener estrategias de creación definidas para cada uno. El procedimiento operativo estándar (POE) para un artículo de blog podría especificar qué tipo de imágenes usar, mientras que el recurso para un tutorial en vídeo podría indicar el software de edición preferido. Ambos podrían incluir enlaces a carpetas compartidas con imágenes, música y otros recursos que el equipo necesite para completar su trabajo.
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Cómo crear un flujo de trabajo de creación de contenido en 5 pasos
Crear un flujo de trabajo requiere experimentar y colaborar. Tu primer borrador será distinto del esquema final, ya que la experiencia práctica te revelará qué pasos añadir y qué procesos podrían ser más eficientes.
Teniendo esto en cuenta, aquí tienes una guía de cinco pasos que puedes seguir para empezar —y mejorar— ese primer borrador.
1. Identifica los tipos de contenido
Empieza por establecer qué tipos de contenido quieres cubrir. Luego, añade todos los recursos específicos de formato que tu equipo necesite para cada uno. Estos son algunos tipos de contenido comunes que requieren flujos de trabajo independientes:
- Artículos del centro de ayuda
- Guías de solución de problemas y preguntas frecuentes
- Vídeos
- Artículos del blog del sitio web
- Tutoriales interactivos
Por tanto, si estás creando el POE para redactar documentación de API, es posible que necesites directrices de flujo de trabajo para artículos del centro de ayuda, guías de solución de problemas y tutoriales interactivos.
2. Etiqueta cada fase
Etiqueta claramente todos los hitos importantes por los que debe pasar una pieza de contenido, desde la idea hasta su finalización. Aquí tienes algunos ejemplos de fases típicas que querrás incluir:
- Planificación de contenido
- Redacción
- Revisión
- Publicación
3. Completa los detalles
Es hora de entrar en materia. Crea instrucciones detalladas para cada fase, incluyendo todos los pasos que cada colaborador (redactor, diseñador o desarrollador) debe completar.
Por ejemplo, la fase de redacción de un artículo para el centro de ayuda podría ser así:
- Cambia el estado de la tarea de “En cola” a “Redacción”.
- Añade el artículo al calendario de contenidos.
- Crea un documento nuevo y ponle el título que aparece en la etiqueta de título de la tarea.
- Copia el esquema propuesto en la descripción de la tarea a tu documento.
- Redacta el contenido. Mantente lo más fiel posible al esquema propuesto.texto
- Usa solo iconos de la carpeta de iconos aprobados e imágenes de la carpeta de marketing de contenidos.
- Si necesitas capturas de pantalla, busca en la carpeta correspondiente por si ya hay alguna disponible. Si no, hazla tú mismo y añádela a la carpeta.
- Actualiza la configuración de uso compartido del documento a “Cualquier persona con el enlace puede acceder”.
- Añade un comentario en la tarea con el enlace al documento.
- Reasigna la tarea al estratega de contenidos.
4. Pon a prueba tu flujo de trabajo
Con el primer borrador listo, prueba el flujo de trabajo con los miembros del equipo para asegurarte de que cubre todos los pasos necesarios. Mientras haces la prueba, busca situaciones en las que hayas tenido que realizar un paso no definido o donde el paso propuesto no fuera lo suficientemente claro. Corrige estos problemas y sigue probando hasta que puedas completar todo el flujo de trabajo sin complicaciones.
5. Establece un proceso para actualizar el flujo de trabajo
Ahora que tu flujo de trabajo está listo, define un proceso para actualizar la documentación de los POE cuando sea necesario. Así es como podría ser este procedimiento de actualización:
- Crea una tarea que describa el cambio propuesto y asígnala al jefe de equipo.
- El jefe de equipo revisa y aprueba o rechaza el cambio.
- Si se aprueba, el líder del equipo reasigna la tarea a un redactor.
- El redactor realiza los cambios sugeridos en el documento de flujo de trabajo y reasigna la tarea al líder del equipo.
- El líder del equipo revisa los cambios. Si es necesario hacer correcciones, reasignará la tarea al redactor.
- Cuando todas las revisiones están aprobadas, el líder del equipo acepta los cambios en el documento y cierra la tarea.
Crea mejor contenido con flujos de trabajo más ágiles
Definir una estrategia de flujo de trabajo eficiente conduce a un contenido de mayor calidad y a equipos más productivos. Y para que tus equipos puedan publicar contenido a gran escala, necesitarás un sistema de gestión de contenidos que funcione para todos: estrategas de contenido, editores, diseñadores y desarrolladores.
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