Te has reunido con tu cliente y has definido los objetivos del proyecto. Entiendes el alcance y has trabajado con él para establecer una meta clara. Respiras aliviado, sabiendo que todo está listo para empezar. Pero entonces, las cosas empiezan a cambiar...
De repente, el cliente tiene una idea mejor de lo que puedes hacer para que el proyecto sea un éxito, lo cual, sí, implicará trabajo adicional del que no hablaron antes. Te has esforzado mucho, pero ahora el cliente quiere cambiar de dirección, haciendo que todo lo que has hecho sea una pérdida de tiempo. Lo que pensabas que era un camino directo al lanzamiento se ha convertido en un viaje sinuoso por los senderos de la indecisión.
Bienvenido al maravilloso mundo del aumento descontrolado del alcance.
¿Qué es el aumento del alcance?
Probablemente hayas escuchado el término en algún lugar. Pero, ¿qué es? ¿Es algún tipo de maldición? Si dices "aumento del alcance" tres veces frente a tu portátil, ¿el diseño web sencillo en el que estás trabajando se convertirá en una campaña de correo electrónico, un concurso en redes sociales, y un rediseño de logotipo?
Afortunadamente, no.
Cuando un proyecto crece más allá de lo acordado al principio, tienes un problema de aumento del alcance. Está bien que un proyecto evolucione, pero si te pone en la situación de hacer más trabajo por el mismo dinero, entonces es un problema.
Aquí tienes algunas formas de manejarlo, antes de que convierta este proyecto en una pesadilla viviente.
Define el alcance del proyecto en tu contrato
Lo sabemos: eres freelance. Disfrutas de la libertad de vivir cada día como si fuera viernes informal. Trabajas fuera de los límites del tradicional horario de 9 a 5. Te gusta mantener las cosas "relajadas".
Desafortunadamente, ser demasiado informal puede significar prepararte para clientes decepcionados y frustrados. Lo cual no es nada relajado.
Después de un par de reuniones con un cliente y otras partes interesadas, deberías tener una idea muy clara del proyecto y sus objetivos. Este es el momento de poner todos los detalles importantes que han discutido sobre el proyecto por escrito.
Detalla el trabajo que harás, y lo que no harás
Define qué servicios vas a proporcionar. Sé directo y detallado en tu lenguaje y deja claro cómo le cobrarás a tu cliente, ya sea una tarifa por hora o un precio fijo por todo el proyecto.
Por ejemplo, podrías definir el alcance así:
Crearé y lanzaré cinco páginas web, incluyendo:
- Inicio
- Sobre nosotros
- Servicios
- Contacto
- Blog
El cliente deberá entregar el contenido para estas páginas antes del XX/XX/XXXX. Si el contenido no se recibe para esa fecha, el cronograma del proyecto deberá extenderse.
Cada página incluye hasta 3 revisiones de diseño. Las revisiones adicionales se cobrarán a una tarifa de $X.
También deberás detallar los tipos de trabajo que quedarán fuera del contrato, como las revisiones excesivas, y cómo le facturarás al cliente estos servicios "extra".
Para continuar con el ejemplo anterior, podrías añadir lo siguiente:
Cualquier página añadida a la lista anterior sumará 1 semana al cronograma del proyecto. Se puede producir contenido para cualquiera de las páginas mencionadas, o para páginas adicionales, a una tarifa de $500 por página.
Solicita derechos de uso para tu portafolio
Si lo deseas, también deberías preguntar si puedes usar ejemplos del trabajo realizado para tu propio portafolio y, si están de acuerdo, dejarlo constar en el contrato. Es importante ser flexible en este punto, siempre que te interese el proyecto, ya que algunos clientes podrían estar conformes con que uses muestras de trabajo siempre que se omita el nombre de su empresa o que la página del portafolio esté protegida con contraseña.
Es un fastidio crear algo genial para un cliente y descubrir después que no puedes usarlo en tu portafolio. He pasado por eso, y ojalá lo hubiera preguntado con antelación. Pero bueno, de los errores se aprende.
Incluye una tarifa de cancelación o un pago inicial
A veces, un cliente decide cancelar un proyecto que ya has empezado. Quizás se han dado cuenta de que necesitan dedicar tiempo y dinero a otra cosa y lo que estás haciendo ya no es una prioridad.
Para protegerte y no perder lo que ya has trabajado, especialmente si acordaste una tarifa fija para el proyecto, debes incluir una tarifa de cancelación o solicitar un pago inicial.
Esto evitará que te quedes con las manos vacías por el tiempo que has invertido. La tarifa de cancelación puede ser un porcentaje del total o basarse en todo el trabajo realizado hasta el momento de la cancelación.
Redactar un contrato puede parecer una tarea abrumadora, pero recuerda que no tiene por qué estar lleno de lenguaje legal complejo. Mantenlo simple y directo. Asegúrate de que tu cliente lo entienda perfectamente antes de que ambos lo firmen.
Si no tienes ni idea de por dónde empezar con un contrato para freelance, lee nuestro artículo "Cómo un contrato de diseño puede ayudarte a gestionar clientes," echa un vistazo al Formulario estándar de acuerdo para servicios de diseño (muy detallado) de AIGA o adapta este contrato de diseño gráfico gratuito de Rocket Lawyer.
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Aprende todo lo necesario para dar el salto al trabajo independiente, desde cómo encontrar clientes hasta cómo poner precio a tus servicios.
Prepárate para la expansión del alcance
Lo que empieza como una actualización de una sola página de destino se convierte en un par de ajustes más en otras páginas. Luego, se transforma en una renovación completa del diseño: de todo el sitio web.
Si cobras por hora, esto puede ser genial, siempre y cuando no interfiera con el tiempo que ya has comprometido con otros clientes. De lo contrario, estarás haciendo trabajo extra sin recibir un pago adicional.
Aceptar hacer trabajo extra y sin remuneración no es ser "amable"
Todos queremos ser complacientes y mantener felices a nuestros clientes. Pero cuando empezamos a aceptar tareas que no están cubiertas en el contrato, solo fomentamos malos hábitos, como que el cliente piense que las tareas adicionales son parte de lo normal. Parte de nuestro trabajo como freelancers es asegurarnos de que no piensen eso.
Un contrato te evita hacer trabajo adicional sin recibir un pago adicional. Si un cliente necesita algo más, como una campaña de correo electrónico o una renovación de su contenido en redes sociales, puedes añadir una cláusula de solicitud de cambios a tu contrato. Para cualquier cosa que quede fuera del contrato, dicha cláusula puede garantizar que te paguen por tu arduo trabajo.
Establece plazos para las entregas y los pagos
Por esto es importante tener un cronograma de entregas. Si has acordado un plazo y una tarifa fija, debes estar preparado por si el cronograma se extiende. Todo cronograma debe incluir un poco de margen de maniobra, pero como freelancer, debes proteger tu tiempo cuidadosamente, especialmente cuando tienes otros clientes en espera.
Junto con el cronograma del proyecto, también debe haber una fecha límite de pago e instrucciones sobre cómo realizarlo. Esto ayuda a reducir la confusión y garantiza que recibas lo que has ganado a tiempo.
Programa tiempo para comentarios y ediciones
El ciclo de comentarios debe tener límites, aunque solo sea para preservar tu salud mental.
Muchos clientes no se dan cuenta de las implicaciones generales de los cambios en un diseño. Lo que parece una edición pequeña, como reposicionar una imagen o cambiar una fuente, puede causar fácilmente una avalancha de cambios.
Esto se relaciona con la importancia de un cronograma. Asigna períodos de tiempo para las revisiones y especifica qué tipos de cambios realizarás. Por ejemplo, si el cliente intenta colar un cambio de marca en un proyecto de diseño de sitio, estarás en todo tu derecho de decir que no, siempre y cuando tu contrato sea claro.
Además, ten en cuenta que, a medida que avanza un proyecto, ciertos cambios se vuelven más difíciles. Puede ser fácil reorganizar el contenido al principio, pero cuando todo el mapa del sitio cambia justo antes de la etapa de control de calidad, bueno, esa es otra historia. Por eso tu contrato debe incluir disposiciones para cambios tardíos que puedan afectar a todo el proyecto. Cobrar extra por cambios que excedan el cronograma te protegerá de hacer ediciones excesivas gratis y mantendrá a raya a tu cliente si tiende a ser demasiado quisquilloso.
Y, por supuesto, debes determinar a través de quién se filtrarán todos estos comentarios. Identificar a una sola persona que te comunique las ediciones agilizará el proceso y obligará a las partes interesadas a ponerse de acuerdo. Tener a varias personas dándote su opinión puede generar ideas contradictorias y enturbiar los objetivos del proyecto.
Detén el crecimiento descontrolado
Es fácil que un proyecto crezca más allá de lo planeado y cobre vida propia, como un monstruo escapando del laboratorio de un científico loco. Para evitar maldecir la creación que has engendrado sin querer, debes establecer límites con tu cliente. La comunicación es la clave para evitar que el alcance se descontrole. Cuando tanto tú como tu cliente tienen un entendimiento mutuo del trabajo involucrado, el proceso será más sencillo.
