La colaboración es clave, y también lo son las herramientas que la hacen posible.
Con el reciente auge del trabajo híbrido y remoto, las herramientas de colaboración en equipo son más importantes que nunca. Acortan distancias para que los equipos puedan generar ideas, repartir tareas y compartir resultados de forma eficaz, sin importar dónde se encuentren.
Este aumento de la demanda ha convertido a las herramientas de colaboración en un producto estrella. No paran de salir aplicaciones nuevas, cada una prometiendo más funciones y fiabilidad que la anterior.
Con tantos productos compitiendo por tu atención, elegir el conjunto de herramientas adecuado para tu equipo puede ser todo un reto. Sigue leyendo para descubrir cuál de las 10 mejores herramientas de colaboración del mercado se ajusta a tus necesidades.
¿Por qué usar herramientas de colaboración?
Quizás ya uses Microsoft Teams o Slack para mensajería instantánea, y Outlook o Gmail para el correo. O puede que te suenen Trello, Asana o ClickUp para gestionar tareas. Estas herramientas son habituales en muchos sectores y resultan especialmente útiles para mejorar la colaboración a nivel nacional e internacional.
Además de adaptarse a los cambios en el entorno laboral, estas son las principales ventajas de integrar plataformas de colaboración en el flujo de trabajo de tu empresa.
Mayor productividad
Las herramientas de colaboración simplifican tareas básicas como programar reuniones, compartir archivos y hacer seguimiento de proyectos. Reducen el tiempo necesario para colaborar y mejoran el trabajo en equipo en general.
Por ejemplo, piensa en cómo editar un documento. Podrías descargar el archivo, hacer tus cambios con tachones y colores distintos, y devolvérselo al autor. O, mejor aún, usar Google Docs para comentar e intercambiar ideas con el autor y otros interesados en tiempo real: un proceso mucho más ágil que te permite pulir hasta el más mínimo detalle.
Reducción de costes
Piensa en todo el material que usas durante una semana de trabajo: agendas, bocetos de diseño, informes... Si te reúnes en persona, quizás imprimas un montón de copias para repartir o enviar a los interesados.
Las herramientas de colaboración permiten compartir documentos y diseños de forma digital y organizar reuniones virtuales. El espacio en la nube es mucho más barato que el de una oficina y, además, genera menos residuos físicos.
Mejor gestión de proyectos
Las mejores herramientas de colaboración del mercado ofrecen formas intuitivas de visualizar, agilizar y gestionar proyectos. Asana, Trello y ClickUp son ejemplos populares, y con razón. Estas herramientas tan versátiles ofrecen vistas de proyecto personalizables que te permiten ver exactamente cómo va todo de un vistazo.
Tipos de herramientas de colaboración
Probablemente no necesites todos los tipos de herramientas que existen, pero conocer las categorías básicas te ayudará a decidir qué cubrir. Aquí tienes algunas categorías clave:
- Aplicaciones de uso compartido de archivos para almacenar, distribuir y gestionar el acceso a documentos en la nube
- Aplicaciones de comunicación para enviar y recibir correos electrónicos o mensajes instantáneos
- Herramientas de gestión de proyectos que utilizan elementos visuales potentes para ayudar a realizar el seguimiento y la gestión de tareas
- Software de diseño que permite a los usuarios colaborar en documentos y diseños, a menudo en tiempo real
- Herramientas de programación para gestionar calendarios compartidos entre equipos, con el fin de coordinar horarios de reuniones, fechas importantes y plazos
Qué buscar en una herramienta de colaboración
Con tantas opciones, elegir la herramienta adecuada para tu empresa puede parecer todo un reto. Quieres algo con funciones actualizadas, pero también con una trayectoria demostrada. Cambiar de plataforma de colaboración más adelante sería un engorro, una pérdida de tiempo y de esfuerzo, así que es importante acertar desde el principio.
Aquí tienes algunas características que debes buscar al elegir herramientas de colaboración a largo plazo.
Facilidad de uso
Busca herramientas que sean fáciles de aprender en relación con su complejidad. Jira, por ejemplo, es una herramienta compleja con muchas funciones excelentes, pero su diseño recargado puede hacer que sea difícil de aprender. ClickUp, Asana y Trello tienen funciones similares, pero sus interfaces intuitivas y coloridas las hacen más accesibles para los nuevos usuarios. Además, ofrecen plantillas muy útiles con las que puedes crear tareas al instante.
Compatibilidad
Las herramientas de colaboración más útiles se integran con otras plataformas y ecosistemas. Evita las herramientas que exportan archivos en formatos propietarios.
Microsoft, por ejemplo, tiene una aplicación de mensajería instantánea sólida (Teams) que admite muchas integraciones, pero su software Office 365 te encadena a un grupo selecto de formatos de archivo. Google tiene el problema opuesto: Google Drive permite crear y exportar documentos en una amplia gama de formatos, pero su aplicación de mensajería instantánea, Google Chat, carece de la compatibilidad de integración de sus competidores. Por eso, algunos equipos confían en Google Drive para compartir archivos, pero utilizan Microsoft Teams para comunicarse.
Versatilidad
Prioriza las herramientas que cubran más de una función. No necesitas una solución única para todo, pero crear un conjunto de herramientas bien ajustado que dependa del menor número posible de productos distintos puede agilizar los flujos de trabajo.
Trello es un ejemplo excelente de versatilidad en acción. Su función principal es crear tableros Kanban, un sistema visual para organizar y agilizar tareas. Y también puedes usarlo para automatizar la gestión de proyectos, programar reuniones y recopilar métricas de productividad.
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Las 10 mejores herramientas de colaboración
Las siguientes 10 herramientas son las que mejor funcionan en cada categoría. Todas ellas cuentan con una buena combinación de características favorables: facilidad de uso, compatibilidad y versatilidad. Además, provienen de marcas de confianza con un largo historial de éxitos.
1. Google Drive
Categoría: Compartir archivos, diseño
Google Drive obtiene una nota alta en compatibilidad, versatilidad y facilidad de uso. Los usuarios pueden colaborar en documentos en tiempo real, exportar archivos en varios formatos y gestionar el acceso a los archivos en un abrir y cerrar de ojos.
2. Figma
Categoría: Diseño
Figma es una herramienta especializada creada específicamente para diseñar interfaces. Permite la colaboración en tiempo real. Sus diversas herramientas de diseño hacen que crear y actualizar proyectos sea pan comido.
3. Zoho
Categoría: Intercambio de archivos, diseño, comunicación, programación
Zoho es una plataforma de colaboración centrada en ventas y marketing. Además de su reconocido CMS, ofrece servicios de correo electrónico, programación de citas y herramientas para trabajar documentos en equipo. Sin embargo, sus funciones de gestión de proyectos son bastante flojas, lo cual es un punto en contra. Si ya tienes una herramienta de gestión de proyectos de confianza, Zoho puede encargarse de todo lo demás.
4. Slack
Categoría: Comunicación
Slack es un experto en mensajería instantánea. Últimamente también ha estado probando suerte con las conferencias y el intercambio de archivos mediante nuevas funciones como lienzos, reuniones rápidas y flujos de trabajo. Además, muchas otras herramientas son compatibles con Slack, lo que facilita compartir información sin complicaciones.
5. Zoom
Categoría: Comunicación
Zoom ofrece videollamadas siempre estables y fáciles de iniciar. También cuenta con mensajería instantánea y una práctica pizarra digital. La aplicación se integra con las herramientas de calendario más populares para que programar reuniones sea un juego de niños. Su función de programador permite a los usuarios compartir su disponibilidad en distintas plataformas.
6. Microsoft Teams
Categoría: Comunicación, programación
Microsoft Teams es una plataforma de comunicación segura y fiable. Sus mejores bazas son el calendario, las videoconferencias y la mensajería instantánea. Eso sí, compartir archivos y colaborar en documentos a través de Teams resulta algo más pesado que en Google Drive.
7. Google Calendar
Categoría: Programación
Google Calendar es una herramienta de confianza para organizar tu agenda y compartir tu disponibilidad. Se sincroniza automáticamente con Gmail y permite integrarse con otras plataformas de comunicación, como Zoom, Zoho y Slack. Además, su interfaz es limpia y directa, por lo que incorporarla a tus flujos de trabajo es coser y cantar.
8. Miro
Categoría: Gestión de proyectos
Miro es una pizarra virtual muy versátil que permite crear tableros personalizados para seguir tareas, análisis y flujos de trabajo. Es compatible con más de 100 herramientas, lo que le otorga una nota excelente en cuanto a integración.
9. Trello
Categoría: Gestión de proyectos
Trello es un líder indiscutible en el sector del software de gestión de proyectos; más de dos millones de equipos lo utilizan en todo el mundo. Su versión gratuita ofrece un conjunto de funciones muy potente sin límite de usuarios, lo que lo hace muy popular entre los equipos que están en pleno crecimiento. Es especialmente útil para crear tableros Kanban visualmente atractivos y fáciles de entender.
10. ClickUp
Categoría: Gestión de proyectos
ClickUp es un recién llegado al sector de la gestión de proyectos con la ambiciosa misión de convertirse en la única aplicación capaz de sustituir a todas las demás. La plataforma ofrece colaboración en documentos, pizarras virtuales e incluso chat. Pero su producto de gestión de proyectos es lo más destacado. Es una excelente incorporación a tu caja de herramientas hoy, y sus capacidades podrían crecer hasta reemplazar otras herramientas en los próximos años.
Lleva la colaboración al diseño web
Los equipos necesitan herramientas de colaboración versátiles para gestionar proyectos con eficacia, optimizar los flujos de trabajo y asegurarse de que las grandes ideas no se pierdan por el camino.
Webflow Enterprise es una potente plataforma de desarrollo visual con herramientas diseñadas específicamente para el desarrollo web colaborativo. Gracias a sus modos de diseño y edición diferenciados con ajustes de colaboración personalizables, Webflow permite a los desarrolladores trabajar sin interrupciones mientras diseñadores y redactores colaboran en el contenido en tiempo real.
